Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was Unternehmen wissen müssen

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems verpflichten müssen. Damit soll die täglich geleistete Arbeitszeit messbar sein und der Arbeitszeitschutz wirksam werden. EuGH, C-55/18, insbesondere Randnummern 60 und 63.

Für Deutschland leitet das Bundesarbeitsgericht die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Arbeitgeber müssen ein Erfassungssystem einrichten und verwenden. Es geht um die gesamte tägliche Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Der Beschluss vom 13. September 2022 berücksichtigt den gesetzlichen Anwendungsbereich und mögliche gesetzliche Ausnahmen; er erfasst nicht ohne weitere Prüfung jede Personengruppe. BAG, 1 ABR 22/21, Leitsatz und Entscheidungsgründe.

Die Erfassungspflicht beginnt daher nicht erst mit einer künftigen Reform des Arbeitszeitgesetzes. Unternehmen sollten ihren bestehenden Ablauf jetzt prüfen und dokumentieren, für welche Beschäftigten und Tätigkeiten er gilt.

Das BMAS nennt Beginn, Ende und Dauer der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit. Eine Übersicht der vereinbarten Wochenstunden oder ein Dienstplan allein zeigt diesen tatsächlichen Verlauf nicht. BMAS, Fragen und Antworten vom 08.08.2025.

Ruhepausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit. Der erfasste Zeitraum muss deshalb mit den tatsächlich genommenen Pausen zusammenpassen. Die besondere Regelung für den Bergbau unter Tage bleibt davon unberührt. Arbeitszeitgesetz, § 2.

Praktisch hilft ein vollständiger Testtag: Beginn um 08:30 Uhr, Ende um 17:00 Uhr und eine tatsächlich genommene Pause von 30 Minuten ergeben acht Stunden Arbeitszeit. Prüfen Sie zusätzlich, wie eine zweite Arbeitsphase am selben Tag und eine nachträglich ergänzte Buchung behandelt werden. Sollstunden aus einem Arbeitszeitmodell sollten dabei als Vergleichswert erkennbar bleiben.

Aus dem BAG-Beschluss folgt keine ausnahmslose elektronische Form. Nach Randnummer 65 können je nach Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen auf Papier genügen. Bei der Ausgestaltung sind die Anforderungen an ein objektives, verlässliches und zugängliches System zu berücksichtigen. BAG, 1 ABR 22/21, Randnummer 65.

Auch die beim Quellenabgleich abrufbare BMAS-FAQ vom 8. August 2025 beschreibt keine allgemeine Formvorschrift. Besondere gesetzliche oder betriebliche Vorgaben sind gesondert zu prüfen. BMAS zur Form der Aufzeichnung.

Die Wahl zwischen Papier, Tabelle und Software sollte deshalb vom gesamten Prozess ausgehen: Wie entstehen Einträge? Wie werden Korrekturen geklärt? Wer kann den aktuellen Stand einsehen? Wie kommen verschiedene Standorte zu einem gemeinsamen Monatsabschluss? Der Vergleich von Tabellen und Zeiterfassungssoftware hilft bei der organisatorischen Bewertung, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung des konkreten Systems.

Geltendes Recht und Rechtsprechung: Die umfassende Erfassungspflicht beruht auf dem Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des BAG. Der am 11. September 2026 geprüfte, auf Gesetze im Internet veröffentlichte Text des Arbeitszeitgesetzes weist als letzte Änderung den 23. Oktober 2024 aus. § 16 Abs. 2 enthält weiterhin die besondere Nachweispflicht für die dort bezeichnete Mehrarbeit; diese ersetzt die umfassendere Erfassungspflicht nicht. Arbeitszeitgesetz, Standangabe und § 16.

Politisches Vorhaben: Der Jahreswirtschaftsbericht 2026 der Bundesregierung beschreibt unter der laufenden Nummer 81 die geplante Ausgestaltung als elektronische Aufzeichnungspflicht. In diesem Dokument trägt das Vorhaben den Status „angekündigt“. Der Bericht ist kein in Kraft getretenes Änderungsgesetz. Bundestagsdrucksache 21/3700, gedruckte Seite 80.

Juristische Einordnung des Reformbedarfs: Der Fachbereich Europa des Bundestages erläutert in seiner Ausarbeitung vom 24. Februar 2026 den noch bestehenden Gestaltungsspielraum und die angekündigte elektronische Ausgestaltung. Eine solche Ausarbeitung ist keine gesetzliche Regelung. EU 6 – 3000 – 006/26, Abschnitt 3.5.

Aus diesen zum angegebenen Stand geprüften amtlichen Quellen lässt sich keine neue allgemeine elektronische Aufzeichnungspflicht für sämtliche Unternehmen „seit 2026“ ableiten. Ein Referentenentwurf, ein angekündigter Zeitplan oder ein Koalitionsvorhaben ist von einem verkündeten Gesetz und dessen Inkrafttreten zu unterscheiden. Für spätere Änderungen sind der dann geltende Gesetzestext und mögliche Übergangsregelungen maßgeblich.

Nach der vom BMAS erläuterten Auffassung kann die Aufzeichnung an Beschäftigte delegiert werden. Die Verantwortung des Arbeitgebers für die öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben bleibt bestehen. BMAS zur Delegation der Aufzeichnung.

Benennen Sie deshalb sowohl die erfassenden Personen als auch Verantwortliche für Rückfragen, Korrekturen und regelmäßige Kontrollen. Legen Sie einen Vertretungsweg fest. Wenn eine Buchung fehlt, sollte klar sein, wer die tatsächliche Arbeitszeit klärt und wie der korrigierte Stand dokumentiert wird.

Für Teams mit freier Zeiteinteilung ist die organisatorische Frage besonders wichtig. Vertrauensarbeitszeit kann nach der BMAS-Erläuterung weiterhin vereinbart werden; die Dokumentation steht ihr nicht entgegen. Arbeitszeitschutz gilt auch bei mobiler Arbeit. Vertiefende Hinweise finden Sie zu Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung und zur Erfassung im Homeoffice.

1. Erfassungsweg: Auf welchen Geräten und zu welchen Anlässen trägt Ihr Team Zeiten ein?
2. Buchungsregeln: Wie werden Unterbrechungen, vergessene Einträge und Korrekturen behandelt?
3. Zugriff: Wer sieht eigene Zeiten, wer prüft Teamdaten und wer darf exportieren?
4. Kontrolle: Wie werden offene Vorgänge rechtzeitig vor dem Monatsabschluss geklärt?

Beziehen Sie bestehende betriebliche Regelungen und gegebenenfalls den Betriebsrat ein. Mitbestimmungsrechte können insbesondere Arbeitszeitgestaltung und technische Einrichtungen betreffen. § 87 BetrVG. Die detaillierte Ausgestaltung sollte zu Ihrem Betrieb passen.

Testen Sie eine normale Buchung, eine Korrektur und einen freizugebenden Monat. In tik verbinden Sie Arbeitszeiterfassung mit Sollzeiten aus Arbeitsmodellen und Freigaben.

Die Software unterstützt den Ablauf. Ob die konkrete Nutzung Ihre gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Anforderungen erfüllt, muss anhand der Einrichtung und des tatsächlichen Betriebs beurteilt werden. Der Leitfaden zur Einführung hilft bei der praktischen Vorbereitung.

Für die Budgetplanung sind der benötigte Funktionsumfang und die Zahl aktiver Mitarbeitender relevant. Die tik Preise zeigen Tarifumfang, Mindestpreise und Abrechnungsintervalle.