Jede Freigabe hat einen klaren Weg.

Ein Urlaubsantrag und ein Monatsabschluss haben unterschiedliche fachliche Anforderungen. Deshalb lässt sich der Freigabemodus für Abwesenheiten und für Monatsabschlüsse getrennt festlegen. Beide Bereiche unterstützen eine einstufige Freigabe oder eine geordnete Prüfung durch zwei Personen.

So kann ein Unternehmen Urlaubsanträge unmittelbar durch die zuständige Führungskraft bearbeiten lassen und für Monatsabschlüsse zusätzlich eine zweite Prüfung vorsehen. Ein anderes Unternehmen nutzt in beiden Bereichen das Vier-Augen-Prinzip. Die Konfiguration richtet sich nach Ihren internen Verantwortlichkeiten.

Auch Stornierungen genehmigter Abwesenheiten werden im entsprechenden Freigabeprozess behandelt. Die Daten bleiben damit im Zusammenhang: Es ist erkennbar, welcher ursprüngliche Antrag betroffen ist und welche Entscheidung jetzt benötigt wird.

Bei der zweistufigen Freigabe prüfen die beteiligten Personen nacheinander. Im regulären Ablauf steht die direkte Führungskraft beziehungsweise ihre wirksame Freigabeassistenz an erster Stelle. Anschließend folgt die dafür konfigurierte zweite Verantwortung. Die zweite Stufe wartet, bis die erste Prüfung abgeschlossen ist.

Der Vorgang enthält den aktuellen Bearbeitungsstand: die erreichte Stufe, die zuständige Rolle und gegebenenfalls den Grund, warum noch keine Entscheidung möglich ist. Nach der ersten Zustimmung wird der Vorgang für die nächste Prüfung weitergeführt. So müssen zwei Verantwortliche ihre Reihenfolge nicht außerhalb der Anwendung koordinieren.

Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin reicht ihren Monat ein. Ihre Führungskraft prüft die Buchungen im fachlichen Kontext. Danach kontrolliert die konfigurierte zweite Person die Grundlage für den Abschluss. Eine erste Zustimmung allein ist in diesem regulären Zweistufenprozess noch keine vollständige Monatsfreigabe.

tik berücksichtigt neben der direkten Führungskraft konfigurierte Freigabeverantwortliche und Vertretungen. Fehlt eine direkte Führungskraft, kann das konfigurierte Prüferpaar übernehmen. Bei einer längeren genehmigten Abwesenheit der Führungskraft greift die vorgesehene Ausweichlogik; auch für eine nicht verfügbare zweite Verantwortung ist eine Vertretung vorgesehen.

Die konkrete Besetzung wird aus der Organisation und den aktuellen Regeln ermittelt. Ein und dieselbe Person wird nicht einfach zweimal als unabhängige Prüfung gezählt. Eigene Anträge werden nicht selbst genehmigt. Für Anträge konfigurierter Freigabeverantwortlicher gibt es besondere Regeln mit einer unabhängigen Gegenperson; daraus kann ein einstufiger Ausnahmeablauf entstehen.

Für HR lohnt sich deshalb ein kurzer Probelauf mit den typischen Fällen: normaler Antrag, fehlende Führungskraft, abwesende Führungskraft und eigener Antrag einer prüfenden Person. So wird die eingerichtete Verantwortung schon vor dem ersten echten Monatsabschluss sichtbar.

Eine Zustimmung soll zu genau den Informationen passen, die die prüfende Person gesehen hat. Zwischen erster und zweiter Stufe können sich jedoch relevante Grundlagen verändern: der Inhalt eines Antrags, die wirksamen Abwesenheitstage, das Zeitmodell, der Feiertagskontext oder die Freigabeverantwortung.

tik erkennt solche Änderungen am geprüften Vorgang und startet die erforderliche Prüfung auf der neuen Grundlage erneut. Eine frühere Zustimmung wird dadurch nicht unbemerkt auf andere Daten übertragen. Das ist besonders bei nachträglichen Korrekturen oder Änderungen an organisatorischen Zuordnungen hilfreich.

Für die Beteiligten bedeutet das: Der angezeigte Freigabefortschritt ist immer im Zusammenhang mit dem aktuellen Vorgang zu sehen. Wenn ein bereits begonnener Prozess wieder am Anfang steht, muss die geänderte Grundlage erneut geprüft werden. Die zusätzliche Prüfung verhindert einen Abschluss mit überholter Zustimmung.

Beim Monatsabschluss greifen Zeiterfassung, Prüfung und Dokumentation ineinander. Die zuständigen Personen können offene Punkte klären, bevor der Monat abgeschlossen wird. Überarbeitungen laufen über die dafür vorgesehenen Zustände und Schritte, statt einen freigegebenen Monat unbemerkt zu verändern.

Zum geprüften Monatsstand gehört ein Zeitjournal als PDF. Für den Freigabeprozess wird eine dokumentierte Fassung des Journals festgehalten und ihre Gültigkeit bei der weiteren Verwendung geprüft. Damit lässt sich eine Freigabe auf einen konkreten Monatsstand beziehen.

Das wirkt bis in nachgelagerte Prozesse: Ist das Vier-Augen-Prinzip für Monatsabschlüsse aktiv, verlangt der KUG-Export gültige, vollständig freigegebene Monatsjournale für die ausgewählten Beschäftigten. Eine noch offene zweite Prüfung wird dort nicht als fertiger Abschluss behandelt.

Freigabeassistenz und die Weiterleitung von Systemmitteilungen erfüllen verschiedene Aufgaben. Eine Freigabeassistenz beeinflusst die Zuständigkeit bei der Prüfung. Die Delegation von Systemmitteilungen bestimmt dagegen, wer bestimmte E-Mails erhält; sie vergibt selbst keine Freigaberechte und verändert keine Benachrichtigung in der Anwendung.

Für delegierte Systemmitteilungen wird eine passende aktive Person im selben Mandanten verwendet. Es entstehen keine beliebigen Weiterleitungsketten. Persönliche Nachrichten wie Anmeldeinformationen oder Mitteilungen zu eigenen Anträgen bleiben dem persönlichen Ablauf zugeordnet.

Anträge, Zeitänderungen und Monatsabschlüsse lassen sich im Aufgabenbereich und den zugehörigen Übersichten bearbeiten. Eine Ablehnung kann begründet werden, damit die betroffene Person weiß, welcher Punkt geklärt werden muss. Die Berechtigungen regeln, wer Entscheidungen treffen darf.

Für HR entstehen dadurch konkrete Arbeitslisten: Welche Anträge warten auf eine erste Prüfung? Wo fehlt die zweite Entscheidung? Welche Monate sind noch nicht bereit für den Export? Führungskräfte bearbeiten die Vorgänge ihres Zuständigkeitsbereichs, ohne dass jede Rückfrage eine neue E-Mail-Kette benötigt.

Richten Sie im Test zunächst einen vollständigen Beispielablauf ein: Antrag stellen, erste Entscheidung treffen, Vertretung prüfen, zweite Entscheidung abschließen und anschließend eine Änderung durchspielen. Gemeinsam mit dem Abwesenheitsmanagement und den Auswertungen wird der Nutzen eines durchgängigen Prozesses besonders deutlich.