Kurzarbeitergeld mit nachvollziehbaren Grundlagen vorbereiten.

Bei Kurzarbeit müssen Zeitnachweise und Abrechnungsgrundlagen zusammenpassen. tik verwendet die vorhandenen Zeitdaten als Ausgangspunkt und ergänzt sie um die nötigen Betriebs- und Beschäftigtenangaben. So werden Informationen, die bereits in der Zeiterfassung vorliegen, für die Vorbereitung der Unterlagen nutzbar.

Die Bundesagentur für Arbeit verlangt monatliche Nachweise über Arbeits-, Ausfall- und Fehlzeiten. Die Ermittlung und Dokumentation dieser Zeitdaten ist daher ein wesentlicher Teil des Ablaufs. Weitere Informationen zum offiziellen Verfahren finden Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.

tik unterstützt die Berechnung und Zusammenstellung der beschriebenen Unterlagen. Die Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen, die vollständige Entgeltabrechnung und die Einreichung bei der zuständigen Stelle bleiben eigene Aufgaben. Eine automatische Übermittlung über KEA gehört nicht zum hier beschriebenen Funktionsumfang.

In der Exportansicht wählen Sie den Abrechnungsmonat und hinterlegen die Angaben zum Betrieb. Die Maske enthält Betriebsnummer, Beschäftigtenzahl und bei Bedarf Betriebsabteilung, Kug-Nummer sowie Arbeitsausfallnummer. Diese Daten geben dem Dokumentenpaket seinen betrieblichen Zusammenhang.

Ist eine bereits erstellte Abrechnung zu berichtigen, kann die Korrekturabrechnung ausgewählt werden. Die entsprechende Kennzeichnung wird in den vorgesehenen Formularen berücksichtigt. So ist die Korrektur Teil des Abrechnungsvorgangs und muss nicht allein durch eine frei formulierte Begleitnotiz erkennbar gemacht werden.

Wiederkehrende Betriebsangaben werden nach erfolgreicher Erstellung als Vorgaben für spätere Vorgänge gespeichert. Vor einem weiteren Monat können Sie diese Werte prüfen und bei Bedarf aktualisieren. Das reduziert wiederholte Eingaben, ohne die Prüfung des konkreten Abrechnungsfalls vorwegzunehmen.

Für die ausgewählten Beschäftigten werden die vorhandenen Stammdaten und berechneten Zeitwerte zusammengestellt. Die Oberfläche zeigt unter anderem Personalnummer, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Sollstunden, Iststunden, Ausfallstunden, Monatsbrutto und das für den Leistungssatz relevante Kindermerkmal.

Bei einer erfolgreichen PDF-Erstellung können ergänzte Angaben wie Steuerklasse, Versicherungsnummer, Monatsbrutto und Kindermerkmal in die Mitarbeiterstammdaten übernommen werden. Diese Eingaben sind daher fachlich relevante Datenpflege. Prüfen Sie sie gemeinsam mit den für die Lohnabrechnung zuständigen Personen.

Die Sollstunden werden aus der für den Zeitraum gültigen Arbeitszeitplanung abgeleitet. Die Istbetrachtung verwendet die vorhandenen Zeitbuchungen und berücksichtigt relevante bezahlte, genehmigte Abwesenheiten. Dadurch wird beispielsweise genehmigter bezahlter Urlaub nicht pauschal als Kurzarbeitsausfall behandelt.

Auch Krankheit benötigt eine differenzierte Betrachtung. Bereits geleistete Stunden am ersten Krankheitstag und eine verbleibende bezahlte Abwesenheit werden im entsprechenden Zusammenhang verarbeitet. Für Krankengeld relevante Stunden werden gesondert behandelt. Kalender- und Feiertagsregeln beeinflussen ebenfalls die Grundlage.

Vereinfachtes Stundenbeispiel: Bei 176 Sollstunden und 140,8 für die Berechnung berücksichtigten Iststunden beträgt die positive Differenz 35,2 Stunden. Diese Differenz ist zunächst ein Zeitwert. Sie allein entscheidet weder über die Anspruchsvoraussetzungen noch über den auszuzahlenden Eurobetrag.

Beim Erstellen der Unterlagen werden die maßgeblichen Zeit- und Abwesenheitsdaten erneut aus dem aktuellen Datenbestand ermittelt. Eine zwischenzeitlich ergänzte Krankmeldung soll dadurch nicht allein wegen einer älteren Anzeige im Browser unberücksichtigt bleiben.

Die abgebildete Standardmaske arbeitet mit dem hinterlegten Monatsbrutto als Ausgangswert für das Soll-Entgelt. Das rechnerische Ist-Entgelt wird daraus anhand des Verhältnisses der berücksichtigten Iststunden zu den Sollstunden abgeleitet. Diese Grundlage muss zum konkreten Entgeltfall passen.

Im vereinfachten Beispiel mit 3.600 Euro Monatsbrutto, 176 Sollstunden und 140,8 berücksichtigten Iststunden ergibt die anteilige Rechnung 2.880 Euro Ist-Entgelt. Die Differenz von 720 Euro ist dabei eine Brutto-Entgeltdifferenz und noch kein KUG-Auszahlungsbetrag.

Für die KUG-Berechnung werden die zu Soll- und Ist-Entgelt passenden rechnerischen Leistungssätze aus der hinterlegten Tabelle ermittelt. Steuerklasse und Leistungssatz sind dabei Teil der Auswahl. Die Differenz der ermittelten Werte bildet die Grundlage des berechneten KUG-Betrags.

Tabellenstand der beschriebenen Funktion: 2026. Für andere Abrechnungsjahre muss die passende Berechnungsgrundlage geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Maßgebliche Vergleichsgrundlage ist die offizielle KUG-Berechnungstabelle 2026.

Das Berechnungsprotokoll ergänzt die Formulare um die verwendeten Grundlagen und Ergebnisse. Es macht den Zusammenhang zwischen Stunden, Entgeltdaten, Tabellenwerten und KUG-Betrag nachvollziehbar. Das hilft bei der Abstimmung zwischen HR und Lohnabrechnung sowie bei späteren Rückfragen.

Der Berechnungsdienst ist zusätzlich für erweiterte Grundlagen vorbereitet: einen Durchschnitt aus bis zu drei Monaten, einbezogene Entgeltbestandteile, begründet ausgeschlossene Bestandteile, ein gesondert vorgegebenes Ist-Entgelt und einen Vergleichswert aus der Lohnabrechnung. Diese Angaben können im Protokoll dokumentiert werden.

Die hier gezeigte Standardoberfläche bietet dafür keine eigene vollständige Eingabemaske; sie verwendet das Monatsbrutto. Wenn Ihr Abrechnungsfall solche erweiterten Grundlagen benötigt, muss vor dem produktiven Einsatz ein dafür geeigneter Eingabe- und Prüfablauf abgestimmt werden. Die technische Berücksichtigung einzelner Felder ersetzt diese fachliche Einrichtung nicht.

Nach der Prüfung erstellt tik die zugehörigen Unterlagen als zusammengeführtes PDF. Das Paket verbindet die formbezogenen Angaben mit den Nachweisen aus der Zeiterfassung. Bei mehreren Beschäftigten wird die Abrechnungsliste über die benötigten Seiten fortgeführt.

So müssen die zugehörigen Zeitnachweise nicht unabhängig vom Abrechnungsvorgang zusammengesucht werden. Die erzeugten Dokumente können gemeinsam geprüft und im vorgesehenen weiteren Verfahren verwendet werden. Das PDF-Paket selbst löst keine elektronische Antragstellung aus.

KUG-Unterlagen enthalten sensible Personal- und Entgeltdaten. Der Zugriff setzt die dafür vorgesehenen Reporting-, Export- und Abrechnungsrechte voraus. Die bloße Möglichkeit, einen Bericht anzusehen, reicht dafür nicht automatisch aus.

Ist das Vier-Augen-Prinzip für Monatsabschlüsse aktiviert, verlangt der Export gültige, vollständig freigegebene Monatsjournale für alle ausgewählten Beschäftigten. Ein noch nicht abgeschlossener oder nicht mehr gültiger Prüfstand blockiert die Erstellung. Dadurch bleibt die Ausgabe mit dem eingerichteten Freigabeprozess verbunden.

Für einen reibungslosen Monatsablauf empfiehlt sich deshalb diese Reihenfolge: Stammdaten und Zeitmodelle prüfen, Buchungen und Abwesenheiten vervollständigen, erforderliche Monatsfreigaben abschließen und anschließend die Abrechnungsangaben kontrollieren. Die Freigabeseite beschreibt die zugrunde liegenden Prüfabläufe.

Nutzen Sie einen abgeschlossenen Musterfall, um die Funktion gemeinsam mit Ihrer Lohnabrechnung zu bewerten. Vergleichen Sie zuerst Soll- und Iststunden, danach Entgeltgrundlagen und Tabellenwerte und schließlich die erzeugten Unterlagen. Besondere Entgeltbestandteile oder Krankheitskonstellationen sollten bewusst in diesen Vergleich einbezogen werden.

Die dafür nötigen Grundlagen entstehen bereits in den anderen tik-Funktionen: Arbeitszeitmodelle beschreiben die Planung, Abwesenheiten ergänzen den Monatskontext und Reporting hilft bei der Datenprüfung.

So können Entscheider vor dem produktiven Einsatz beurteilen, welche wiederkehrenden Schritte tik in ihrem konkreten KUG-Prozess unterstützt und wo eine ergänzende Bearbeitung durch die Lohnabrechnung vorgesehen werden muss.