Arbeitszeitmodelle, die zu Ihren Teams passen.

Ein Arbeitszeitmodell hält fest, wie viel Arbeitszeit für eine Person vorgesehen ist und auf welche Wochentage sie sich verteilt. Dazu gehören Name, Beschreibung, Wochenstunden und tägliche Sollstunden. Ergänzende Einstellungen umfassen den hinterlegten Jahresurlaubsanspruch und konfigurierte Pausenregeln.

Modelle lassen sich als Standard-, Schicht- oder flexibles Modell kennzeichnen. Die konkrete Planungsgrundlage bilden dabei die hinterlegten Tages- und Wochenstunden. Aus dieser Typbezeichnung allein ergibt sich noch kein automatisch erzeugter, mehrwöchiger Schichtplan.

Die Tagesstunden beschreiben eine Dauer, nicht automatisch einen festen Beginn und ein festes Ende. Acht Sollstunden am Montag bedeuten also zunächst acht geplante Arbeitsstunden. Die tatsächlichen Uhrzeiten werden im Zusammenhang mit der Zeiterfassung und den dafür geltenden betrieblichen Regeln behandelt.

Die Verteilung auf Wochentage macht den Unterschied zwischen Modellen mit ähnlichen Wochenstunden deutlich. Eine Teilzeitkraft kann an fünf Tagen kürzer arbeiten oder ihre Stunden auf weniger Tage konzentrieren. Für Buchungserwartung und Abwesenheitstage sind das unterschiedliche Ausgangslagen.

Diese Beispiele sind frei gewählte Konfigurationen. Auch andere Verteilungen sind möglich. Entscheidend ist, dass die Summe der Tagesstunden zu den Wochenstunden passt und arbeitsfreie Tage entsprechend hinterlegt sind. Die Eingabe prüft diese Zusammenhänge.

Ein Modell wird einer Person für einen bestimmten Zeitraum zugeordnet. Der Beginn legt fest, ab welchem Datum die Vereinbarung gelten soll; ein optionales Ende begrenzt sie. Zeiträume dürfen sich bei derselben Person nicht überschneiden. Direkt anschließende Zuweisungen sind dagegen möglich.

Damit lassen sich Vertragsänderungen vorbereiten: Bis Ende September gilt eine 40-Stunden-Woche, ab Oktober eine 30-Stunden-Woche. Der historische Zeitraum behält seine eigene Grundlage, während die neue Planung ab dem vereinbarten Termin greift. Auch eine zeitlich befristete Teilzeit lässt sich über entsprechende Zuweisungen darstellen.

Für HR: Eine Änderung muss nicht am Stichtag aus dem Gedächtnis nachgetragen werden. Für Auswertungen: Ein Bericht über beide Zeiträume kann die jeweils gültige Planung verwenden. Voraussetzung sind vollständig und passend gepflegte Zuweisungen.

Wiederverwendbare Modelle eignen sich für häufige Vereinbarungen im Unternehmen. Die Mitarbeiteranlage kann auf bestehenden Grundlagen aufbauen und individuelle Wochen- beziehungsweise Tagesstunden berücksichtigen. So muss für identische Vereinbarungen nicht unnötig eine eigene Modellvariante gepflegt werden.

Bei individuellen Eingaben wird die Übereinstimmung zwischen Wochenumfang und Tagesverteilung geprüft. Das verhindert eine widersprüchliche Grundlage, bei der beispielsweise 30 Wochenstunden angegeben sind, die einzelnen Tage aber zusammen 40 Stunden ergeben.

In der Modellübersicht sehen Verantwortliche die wichtigsten Angaben und die zugewiesenen Mitarbeitenden. Ein klares Namensschema wie „Teilzeit 30 h · Mo–Fr“ erleichtert die Auswahl. Bei besonderen Varianten hilft eine Beschreibung, den fachlichen Zweck auch später noch nachzuvollziehen.

Die tägliche Sollzeit ergibt sich aus mehr als der allgemeinen Wochenstundenzahl. Der Wochentag, das zugewiesene Modell und der regionale Feiertagskontext gehören zusammen. Hinterlegte Sondertage können die Planung reduzieren; ein wirksamer Arbeitstagtausch kann verändern, welcher Tag als Arbeitstag behandelt wird.

Eine Person mit freiem Freitag hat an diesem Tag eine andere Buchungserwartung als eine Person mit einer Fünf-Tage-Woche. Fällt auf einen vorgesehenen Arbeitstag ein berücksichtigter Feiertag, muss dieser Kalenderkontext ebenfalls in die Berechnung einfließen.

tik führt diese Grundlagen in den zugehörigen Zeit- und Abwesenheitsberechnungen zusammen. Für verlässliche Ergebnisse sollten deshalb neben dem Modell auch regionale Zuordnungen und wirksame Änderungen der Arbeitstage korrekt gepflegt sein.

Gleiche Wochenstunden bedeuten nicht automatisch gleiche Arbeitstage. Für eine zusammenhängende Abwesenheit ist relevant, an welchen Tagen die Person tatsächlich arbeiten sollte. Ein Montag-bis-Freitag-Zeitraum umfasst bei vier vorgesehenen Arbeitstagen eine andere Anzahl wirksamer Tage als bei fünf.

Der hinterlegte Urlaubsanspruch und die konkrete Tagesbewertung sollten deshalb gemeinsam geprüft werden. Bei einer Vertragsänderung kann neben der Stundenzahl auch die Verteilung der Arbeitstage wechseln. Die erforderliche fachliche Anpassung des Anspruchs bleibt Teil der Personalverwaltung.

Das Abwesenheitsmanagement verwendet die Arbeitszeit- und Kalendergrundlage zur Einordnung der wirksamen Tage. So ist ein Urlaubsantrag mit dem tatsächlichen Beschäftigungsmodell verbunden.

Die gültige Planung prägt mehrere Funktionen. In der Zeiterfassung bildet sie den Vergleich zu den erfassten Stunden. Das Reporting nutzt sie unter anderem für erwartete Tage und Sollstunden. Bei Kostenstellen fließt zusätzlich die zeitlich gültige prozentuale Verteilung ein.

Auch die Vorbereitung einer KUG-Abrechnung beginnt mit den für den Monat vorgesehenen Stunden. Wenn bereits diese Grundlage nicht zur Beschäftigung passt, ist ein nachgelagerter Soll-Ist-Vergleich schwer einzuordnen. Ein sauber gepflegtes Modell spart deshalb Rückfragen an mehreren Stellen.

Änderungen können außerdem einen laufenden Freigabeprozess betreffen, wenn sie dessen geprüfte Grundlage verändern. Zeitmodelle sind damit ein fachlicher Bestandteil des gesamten Ablaufs und sollten mit entsprechend klarer Verantwortung gepflegt werden.

Starten Sie mit den Vereinbarungen, die den größten Teil Ihrer Belegschaft abdecken. Ergänzen Sie anschließend die abweichenden Tagesverteilungen. Prüfen Sie für jede Variante eine reguläre Woche, einen Feiertag, eine Abwesenheit und einen Modellwechsel.

Eine verlässliche Sollzeit setzt eine passende Zuweisung voraus. Die Administration sollte deshalb auch Lücken und auslaufende Zeiträume im Blick behalten. Vorgesehene Automatismen für Standardzuweisungen hängen vom eingerichteten Betrieb der Anwendung ab und ersetzen keine fachliche Prüfung der Verträge.

Im kostenlosen Test können Sie Ihre häufigsten Modelle mit wenigen Beispielpersonen durchspielen. Anschließend sehen Sie in Reporting und Kostenstellenverteilung, wie die Planung in den täglichen Daten weiterwirkt.