Zeiterfassungs-API für Ihre HR- und Zeitdaten

Wenn Personaldaten, Kostenstellen und Arbeitszeiten in mehreren Anwendungen gebraucht werden, entstehen leicht doppelte Eingaben. Die tik-API schafft einen strukturierten Zugang zu diesen Daten. Ihre IT oder ein beauftragter Integrationspartner kann darauf einen Datenaustausch aufbauen, der zu Ihren bestehenden Abläufen passt.

Ein typischer Anwendungsfall ist die Übernahme ausgewählter Mitarbeiterdaten aus einem führenden HR-System. Ein anderer ist das regelmäßige Auslesen von Zeitbuchungen für ein internes Controlling. Auch Kostenstellen und Arbeitszeitmodelle können Teil einer Integration sein. Entscheidend ist vorab die Zuständigkeit: Welches System darf welche Information ändern, und wie werden Änderungen abgeglichen?

Für die Geschäftsführung: Vorhandene Systeme können weiter genutzt werden. Für HR: Wiederkehrende Übertragungen lassen sich in einen klar definierten Ablauf überführen. Die konkrete Verbindung wird für Ihren Anwendungsfall eingerichtet; die API ist die technische Grundlage dafür.

tik unterscheidet Datenbereiche und Aktionen. Ein Schlüssel für eine Auswertung muss beispielsweise keine Abwesenheiten verändern können. Die folgende Übersicht zeigt die vorgesehenen Berechtigungsgruppen; der tatsächliche Zugriff hängt zusätzlich von Benutzerrechten und aktivierten Modulen ab.

Ein eigener Dokumentationszugriff wird über docs:read vergeben. Für sensible Dokumentenaktionen gibt es separate Rechte: Wer Dokumente lesen darf, erhält damit noch kein Löschrecht.

Administratoren erstellen API-Schlüssel in der Anwendung für ihr eigenes Benutzerkonto. Jeder Schlüssel bekommt einen verständlichen Namen, eine Auswahl an Berechtigungen und bei Bedarf ein Ablaufdatum. Damit lassen sich beispielsweise „HR-Stammdatenabgleich“ und „Controlling-Auswertung“ als getrennte Zugänge führen.

Der geheime Schlüssel wird nur bei der Erstellung vollständig ausgegeben. In der späteren Übersicht sehen Sie die Metadaten: Name, Berechtigungen, Gültigkeit und letzte Verwendung. Das erleichtert die Prüfung, ob eine Anbindung noch genutzt wird oder bereits abgelöst wurde.

Wird ein Schlüssel gelöscht, kann sich die Integration damit nicht weiter authentifizieren. Eine Rotation lässt sich organisatorisch vorbereiten: neuen Schlüssel anlegen, im Zielsystem hinterlegen, den Datenaustausch prüfen und anschließend den bisherigen Zugang widerrufen. Die Zugangsdaten gehören in die geschützte Konfiguration der Integration, nicht in öffentlich ausgelieferten Browsercode.

Ein API-Schlüssel ist kein pauschaler Zugriff auf das gesamte Unternehmen. Sein Datenzugriff wird durch den zugehörigen Mandanten, die Benutzerrechte, die verfügbaren Module und die vergebenen API-Berechtigungen begrenzt. Der API-Zugang setzt das dafür vorgesehene Modul voraus.

Lesen und Schreiben sind getrennt. Für einen Abruf von Zeitbuchungen ist beispielsweise time-entries:read vorgesehen; eine schreibende Integration benötigt das entsprechende Schreibrecht. Ein eingeschränkter Schlüssel kann die Rechte seines Benutzerkontos nicht erweitern.

Zudem stehen API-Schlüsseln ausschließlich ausdrücklich dafür freigegebene Routen zur Verfügung. Das gilt auch bei einer umfassenden Berechtigungsauswahl. Die im Browser verfügbaren Reporting-, CSV-, DATEV- und KUG-Exporte sind deshalb nicht automatisch per API-Schlüssel abrufbar. Für eigene Auswertungen kann eine Integration die dafür freigegebenen Zeit- und Stammdaten verwenden.

Die Anwendung bietet eine API-Dokumentation mit OpenAPI-Beschreibung. Dort kann Ihr technisches Team die verfügbaren Endpunkte, Parameter und Datenstrukturen prüfen. Die Beschreibung wird unter /api/openapi.json bereitgestellt und in der Anwendung über eine Dokumentationsoberfläche zugänglich gemacht.

Zu den lesenden Zugriffen gehören beispielsweise /employees, /cost-centers, /work-schedules und /time-entries. Für Zeiteinträge ist ein Monatsfilter vorgesehen. Ein schematischer Aufruf mit konfigurierter Basisadresse und einem passenden Schlüssel sieht so aus:

curl "${TIK_API_URL}/time-entries?month=2026-09" \
  -H "Authorization: Bearer ${TIK_API_KEY}" \
  -H "Accept: application/json"

Das Beispiel enthält keine Zugangsdaten. TIK_API_URL steht für die API-Basisadresse Ihrer Installation. Die genauen Antwortfelder und die für Ihren Abruf nötigen Parameter entnehmen Sie der Dokumentation. So kann die IT die Schnittstelle anhand des konkreten Datenbedarfs bewerten.

Ein Unternehmen möchte monatlich Arbeitszeiten je Kostenstelle in einer eigenen Auswertung betrachten. Dafür erstellt die Administration einen separaten, lesenden API-Zugang. Die Integration ruft die freigegebenen Zeitbuchungen und Kostenstellen ab und verarbeitet sie im eigenen Berichtssystem.

Vor der Umsetzung werden Zeitraum, Zuordnung und Umgang mit Korrekturen festgelegt. Ein später geänderter Zeiteintrag sollte anhand seiner Identität aktualisiert werden, damit er nicht doppelt in der Auswertung landet. Die Einbeziehung abgeschlossener oder noch offener Monate gehört ebenfalls zur fachlichen Abstimmung.

Für die erste Bewertung können HR und IT gemeinsam einen begrenzten Datenausschnitt verwenden: Stimmen Summen und Kostenstellen mit der Anzeige in tik überein? Reichen die gewählten Rechte aus? Welche Daten sollen bewusst nicht übertragen werden? Diese Fragen machen aus einem technischen Zugang einen belastbaren Betriebsablauf.

Für eine individuell entwickelte Verbindung ist die API der richtige Ansatz. Wenn HR gelegentlich eine Datei weitergeben möchte, sind die vorhandenen Auswertungen und Exporte häufig der kürzere Weg. Die Auswahl richtet sich nach Häufigkeit, Datenmenge und dem gewünschten Zielprozess.

Für die Anmeldung unterstützt tik außerdem die auf der Seite zu Anmeldung und Schnittstellen beschriebenen Möglichkeiten. Authentifizierung von Mitarbeitenden und Zugriff einer technischen Integration sind dabei getrennte Aufgaben.

Im kostenlosen Test können Sie Ihre wichtigsten Datenbereiche prüfen und gemeinsam mit Ihrer IT klären, welche Rechte und Endpunkte für die geplante Anbindung benötigt werden. Das liefert eine konkrete Grundlage für Aufwand und Umsetzung.