Mitarbeiterverwaltung für Arbeitszeit, Urlaub und Stammdaten
Ein guter Überblick beginnt bei Ihren Menschen.
Pflegen Sie Mitarbeiterdaten dort, wo sie für Zeitbuchungen und Urlaub gebraucht werden. In tik verbinden Sie Stammdaten, organisatorische Zuordnungen und Arbeitsmodelle. Die ergänzende digitale Personalakte verwaltet Dokumente und Fristen; sie geht über die grundlegende Mitarbeiterverwaltung hinaus.
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Vom neuen Mitarbeiter zum gepflegten Profil
- 01
Mitarbeiter anlegen
Erfassen Sie die benötigten Stamm- und Beschäftigungsdaten.
- 02
Zuordnungen festlegen
Wählen Sie Abteilung, Rolle und das zeitlich gültige Arbeitszeitmodell.
- 03
Änderungen pflegen
Aktualisieren Sie Beschäftigungsdaten und Arbeitsmodelle bei einer Änderung.
- 04
Informationen nutzen
Mitarbeitende und Verantwortliche arbeiten im Umfang ihrer jeweiligen Rechte.
Welche Funktionen sind in welchem Tarif enthalten?
tik Basis, tik Plus, tik Pro
- Arbeitszeitmodelle und individuelle Tagesstunden
- Mitarbeiterstammdaten
tik Plus, tik Pro
- Erweiterte Personaldaten und Beschäftigungsinformationen
- Digitale Personalakte, Dokumente und Fristen
- Abteilungen und zugeordnete Verantwortliche
- Konfigurierbare Rollen und fachliche Berechtigungen
Mitarbeiterverwaltung: Stammdaten, Zeitmodelle und Zuständigkeiten
Zu den grundlegenden Mitarbeiterdaten gehören Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Personalnummer. Dazu kommen die Zuordnung zum Unternehmen und das Arbeitszeitmodell. Erweiterte Beschäftigungsinformationen, Abteilungen und konfigurierbare fachliche Rollen ergänzen diese Grundlage ab tik Plus. tik verbindet diese Daten mit Arbeitszeit und Urlaub; eine vollständige Recruiting- oder Lohnabrechnungssuite ersetzt es nicht.
Die Mitarbeiterübersicht bietet Zugang zu Profilen und relevanten Beschäftigungsdaten. Berechtigte Personen können Informationen pflegen, Zuordnungen ändern und Arbeitsmodelle verwalten. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, richtet sich nach der jeweiligen Rolle. Wie Zuständigkeiten und Prüfwege zusammenwirken, erläutern die Rollen und Freigabeprozesse.
Die eigene Unternehmensstruktur abbilden
Ein Mandant ist der abgegrenzte Datenbereich Ihrer tik-Organisation. Innerhalb dieses Bereichs werden Mitarbeitende einem Unternehmen und, je nach eingerichteter Struktur, einer Abteilung zugeordnet. Kostenstellen beschreiben zusätzlich, welchen Bereichen Arbeitszeit zugerechnet wird.
Die Unternehmens- oder Abteilungszuordnung allein erteilt keine pauschalen Zugriffsrechte. Welche Personen und Daten jemand sehen oder bearbeiten darf, bestimmen die eingerichteten Rechte und Zuständigkeiten. Daraus folgt auch kein Zugriff auf andere Mandanten.
Die folgende Aufteilung ist ein Organisationsbeispiel. Wer die Angaben tatsächlich pflegen darf, bestimmen die eingerichteten Rollen und Berechtigungen.
| Aufgabe | Verantwortliche Rolle im Beispiel | Benötigte Eingabe | Ergebnis | Tarif |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiterprofil anlegen | Berechtigte Administration oder Personalverwaltung | Grundlegende Stammdaten | Person ist dem Unternehmen zugeordnet und kann für die vorgesehenen Abläufe eingerichtet werden | Basis |
| Abteilung und fachliche Rolle zuordnen | Berechtigte Administration | Organisationseinheit und benötigte Aufgaben | Zugehörigkeit und nutzbare Funktionen entsprechen der eingerichteten Verantwortung | Erweiterte Abteilungs- und Rollenkonfiguration ab Plus |
| Arbeitszeitmodell hinterlegen oder ab einem Datum ändern | Zuständige Personalverwaltung | Wochenstunden, Arbeitstage und Gültigkeitsbeginn | Sollstunden gelten für den richtigen Zeitraum | Basis |
| Urlaub beantragen und bearbeiten | Mitarbeitende; anschließend die zuständige Freigabeperson | Zeitraum, Abwesenheitsart und eingerichtete Zuständigkeit | Antrag und Bearbeitungsstand liegen in einem gemeinsamen Ablauf | Basis; erweiterte Freigaben ab Plus |
| Monatsdaten ansehen und offene Punkte klären | Mitarbeitende für eigene Daten; HR oder Führungskräfte im berechtigten Umfang | Zeitbuchungen, Abwesenheiten und Sollzeiten | Eigener Monatsstand beziehungsweise zuständige Auswertung ist prüfbar | Standardübersichten in Basis; erweiterte Auswertungen ab Plus |
| Dokumente und Fristen im Profil verwalten | Gesondert berechtigte Personalverwaltung | Personaldokument, Kategorie und gegebenenfalls Frist | Erweiterte digitale Personalakte ergänzt die Stammdaten | Plus |
Eine HR-Aufgabe allein gewährt nicht automatisch Einblick in sämtliche Personalinformationen. Tarif, fachliche Berechtigung, Mandant und Zuständigkeitsbereich wirken zusammen; die digitale Personalakte ist zusätzlich geschützt.
Mitarbeiterstammdaten, Zeitmodelle und Urlaubsverwaltung sind bereits in tik Basis enthalten. Kostenstellen, digitale Personalakte und erweiterte Freigaben ergänzen diese Grundlage ab tik Plus. Vergleichen Sie den Umfang auf der Preis- und Tarifübersicht.
Unterschiedliche Beschäftigungsmodelle berücksichtigen
Vollzeit, Teilzeit und wechselnde Wochenstunden stellen unterschiedliche Anforderungen an die Personalverwaltung. tik bietet Arbeitspläne und zeitlich zugeordnete Beschäftigungsdaten. Beschäftigungszeiträume und Änderungen lassen sich pflegen, damit Sollzeiten und Urlaubsverwaltung die hinterlegten Verhältnisse berücksichtigen können.
Auch Kostenstellenzuordnungen können für Beschäftigte verwaltet werden. Zeitlich gültige Zuordnungen halten den Wechsel des Arbeitsmodells nachvollziehbar. Prüfen Sie bei einer Änderung den betroffenen Zeitraum und die hinterlegten Sollstunden.
Fiktiver Fall: Eintritt, Arbeitsmodell und spätere Teilzeit
Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und verwendet für die Abteilungszuordnung tik Plus: Lena beginnt am 1. Oktober im Unternehmen. Ab November vereinbart sie eine Vier-Tage-Woche. Die zuständige Personalverwaltung pflegt die Angaben in diesen Schritten:
| Schritt | Eingabe und Prüfung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Eintritt vorbereiten | Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer und Eintrittsdatum erfassen | Lena hat ein zugeordnetes Mitarbeiterprofil. |
| Zuständigkeit festlegen | Unternehmen, Abteilung und zuständige Personen prüfen | Das Profil ist in die vorgesehene Organisation eingeordnet. |
| Oktober planen | Modell mit 40 Wochenstunden an fünf Tagen vom 1. bis 31. Oktober zuweisen | Für Oktober ist das vereinbarte Arbeitsmodell hinterlegt. |
| Änderung ab November pflegen | Modell mit 32 Wochenstunden an vier Tagen ab 1. November zuweisen; Zeiträume ohne Überschneidung hinterlegen | Die neue Stundenverteilung gilt ab dem vereinbarten Datum. |
| Datenstand prüfen | Oktober und November getrennt aufrufen, Sollstunden und Urlaubskonto mit den hinterlegten Arbeitstagen abgleichen | HR kann prüfen, ob die zeitlichen Zuordnungen zum jeweiligen Zeitraum passen. |
Die Datumsgrenzen beziehen sich hier auf die Arbeitszeitzuweisung. Eine Änderung von Name oder E-Mail-Adresse ist damit nicht automatisch eine zeitlich geplante Änderung sämtlicher Stammdaten. Die Einrichtung und Prüfung führt die berechtigte Person durch; der Fall beschreibt kein automatisches Onboarding.
Stammdaten und Personalakte haben unterschiedliche Aufgaben
Stammdaten und Arbeitsmodelle stehen für die grundlegenden Zeit- und Urlaubsabläufe bereits in tik Basis bereit. Für Verträge, weitere Dokumente und Fristen ergänzt die ab tik Plus enthaltene digitale Personalakte das Profil. Ihr Zugriff ist gesondert geschützt: Die Berechtigung zur Mitarbeiterverwaltung gewährt nicht automatisch Einblick in alle Dokumente.
Wie die Zuordnung von Sollstunden funktioniert, zeigen die zeitlich gültigen Arbeitszeitmodelle. In der digitalen Urlaubsverwaltung lässt sich anschließend prüfen, wie die hinterlegten Arbeitstage in einem Antrag berücksichtigt werden.
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Welche Mitarbeiterdaten kann ich pflegen?
Zu den grundlegenden Stammdaten gehören Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Personalnummer. Arbeitszeitmodelle werden zeitlich zugeordnet. Ab tik Plus kommen erweiterte Beschäftigungsinformationen, Abteilungen und die gesondert geschützte digitale Personalakte hinzu.
Wer darf Mitarbeiterdaten bearbeiten?
Berechtigte Personen aus Administration, Personalverwaltung oder Führung bearbeiten Daten im vorgesehenen Zuständigkeitsbereich. Rolle, Unternehmen und Mandant begrenzen den Zugriff. Für sensible Beschäftigungsdaten und die Personalakte gelten zusätzliche Berechtigungen.
Lassen sich verschiedene Abteilungen anlegen?
Ja. Ab tik Plus können Abteilungen und zugeordnete Verantwortliche eingerichtet werden. Eine Abteilungszuordnung allein erweitert keine Zugriffsrechte auf andere Unternehmens- oder Mandantenbereiche.
Unterstützt tik Änderungen der Wochenarbeitszeit?
Ja. Arbeitspläne und Beschäftigungsdaten können zeitlich zugeordnet werden. So lassen sich unterschiedliche Arbeitsmodelle und Änderungen innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses pflegen.
Prüfen Sie ein Mitarbeiterprofil vom Eintritt bis zum Modellwechsel
Legen Sie ein fiktives Profil an, ordnen Sie ein Arbeitszeitmodell zu und hinterlegen Sie eine spätere Änderung. Prüfen Sie gemeinsam mit HR die Sollstunden und den Zugriff auf die benötigten Daten.
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