Zeiterfassung auswerten: Reporting und Exporte für HR

Das Reporting bündelt Arbeitsstunden, Buchungsquote, fehlende Tage, Krankenquote und weitere Übersichten für einen ausgewählten Zeitraum. Ein Mitarbeiterfilter grenzt den betrachteten Personenkreis ein. So können Sie zunächst die Entwicklung im Gesamtüberblick betrachten und anschließend einzelne Auffälligkeiten bearbeiten.

Für HR steht häufig die Datenqualität vor dem Monatsabschluss im Mittelpunkt: Sind erwartete Buchungen vorhanden? Welche Tage müssen geklärt werden? Für die Geschäftsführung und Verantwortliche einzelner Bereiche ist der Soll-Ist-Vergleich interessant: Wie verteilen sich Arbeitsstunden, und wo entstehen Abweichungen?

Die Zahlen beziehen sich immer auf den gewählten Zeitraum und den erlaubten Zugriffsumfang. Eine Teamansicht und eine unternehmensweite Ansicht können deshalb unterschiedliche Ergebnisse zeigen, obwohl beide auf denselben erfassten Daten beruhen.

Eine Kennzahl hilft erst dann bei Entscheidungen, wenn ihre Grundlage klar ist. tik bezieht für die zeitbezogenen Kennzahlen die vorgesehenen Arbeitstage ein. Welche Tage erwartet werden, ergibt sich unter anderem aus Zeitmodellen und dem jeweiligen Kalenderkontext.

Der Durchschnitt bezieht sich also nicht ausschließlich auf Tage, an denen tatsächlich gebucht wurde. Auch eine hohe Buchungsquote ist für sich genommen keine Leistungsbewertung. Sie beschreibt die Vollständigkeit der vorgesehenen Erfassung.

Eine Vier-Tage-Woche erzeugt andere erwartete Arbeitstage als eine Fünf-Tage-Woche. Regionale Feiertage, hinterlegte Sondertage und ein wirksamer Arbeitstagtausch können ebenfalls verändern, welcher Tag als Arbeitstag zählt. Krankheitstage werden bei der erwarteten Buchungspflicht entsprechend berücksichtigt.

Für Personen mit deaktivierter eigener Zeiterfassung verwendet die Auswertung eine besondere Logik: Vorgesehene Arbeitstage können mit den geplanten Stunden als gebucht berücksichtigt werden. Solche Werte sind deshalb nicht ausschließlich aus manuell erfassten Ist-Buchungen zusammengesetzt.

Für eine belastbare Interpretation: Vergleichen Sie ähnliche Personenkreise und prüfen Sie bei Auffälligkeiten das zugewiesene Zeitmodell, den Zeitraum und den Erfassungsmodus. Der gleiche Prozentwert kann bei unterschiedlichen Arbeitszeitverteilungen eine andere Ausgangslage beschreiben.

Die Detailansichten helfen dabei, aus einer Kennzahl eine bearbeitbare Aufgabe zu machen. Fehlende Buchungen lassen sich nach Person und Datum auflösen. Auch Krankheitstage können im jeweils zugänglichen Personenkreis näher betrachtet werden.

Damit muss HR eine unvollständige Buchungsquote nicht durch manuelles Durchgehen sämtlicher Mitarbeiterkalender erklären. Stattdessen können die betroffenen Tage gezielt geprüft werden: Fehlt eine Zeiterfassung? Ist eine Abwesenheit noch offen? Stimmt die Arbeitszeitzuweisung für diesen Zeitraum?

Eine sinnvolle Routine vor dem Monatsabschluss ist daher: Zeitraum einstellen, fehlende Tage prüfen, Rückfragen klären und erst danach die abschließende Freigabe vornehmen. Das Reporting unterstützt die Vorbereitung; die formale Entscheidung erfolgt in den Freigabeprozessen.

Die Kostenstellenauswertung stellt zugeordnete Arbeitsstunden den geplanten Stunden gegenüber. Je Kostenstelle lassen sich die beteiligten Mitarbeitenden und ihre Beiträge genauer betrachten. Saldo und Erfüllung helfen dabei, Abweichungen einzuordnen.

Die Sollwerte berücksichtigen die zeitlich gültige Kostenstellenzuordnung und das Arbeitszeitmodell. Wenn eine Person ihre Arbeitszeit auf mehrere Kostenstellen verteilt, soll deshalb nicht jeder Bereich die vollständige Wochenarbeitszeit als Soll erhalten.

Beispiel: Bei einer 40-Stunden-Woche und einer Zuordnung von 75 Prozent zur Entwicklung und 25 Prozent zur Verwaltung entfallen in einer regulären Woche rechnerisch 30 beziehungsweise 10 Sollstunden auf diese Bereiche. Die tatsächlichen Buchungen können davon abweichen. Genau dieser Vergleich macht die Verteilung sichtbar. Wie die Zuordnung und automatische Aufteilung funktionieren, erklärt die Kostenstellenseite.

Reporting und Export sind getrennte Berechtigungen. Wer eine Auswertung sehen darf, erhält damit nicht automatisch das Recht, Daten herunterzuladen. Zusätzlich begrenzen Rolle, Organisationsstruktur und aktivierte Module den zugänglichen Umfang.

Administrativ berechtigte HR-Verantwortliche können den entsprechend freigegebenen Unternehmensumfang betrachten. Führungskräfte arbeiten mit ihrem erlaubten Mitarbeiterkreis. Kostenstellenverantwortliche erhalten einen auf ihre Kostenstellen bezogenen Ausschnitt; daraus entsteht kein allgemeiner Zugriff auf sämtliche HR-Kennzahlen der zusätzlich betroffenen Personen.

Das ist besonders für bereichsübergreifende Zusammenarbeit nützlich. Eine Person kann Zeit für eine fremde Kostenstelle buchen, ohne dass die dafür Verantwortlichen dadurch automatisch alle persönlichen Auswertungsdaten erhalten. Zugriffsrechte sollten deshalb entlang der tatsächlichen Aufgaben eingerichtet werden.

Die Exportübersicht bietet unterschiedliche Wege zur Weiterverarbeitung. Beim CSV-Zeitdatenexport wählen Sie einen Zeitraum und können den Mitarbeiterkreis eingrenzen. Ein Abruf umfasst maximal 366 Tage. Das eignet sich für eine eigene Tabellenanalyse oder die abgestimmte Übernahme in einen Folgeprozess.

Der als DATEV bezeichnete Export ist eine vereinfachte CSV mit Personalnummer, Datum, Lohnart und Wert. Er ist keine zertifizierte DATEV-Direktanbindung. Die Eignung und die Lohnartenzuordnung müssen für Ihren konkreten Abrechnungsablauf abgestimmt werden. Die KUG-Funktion erläutern wir wegen ihrer zusätzlichen Berechnungen und Unterlagen separat.

Die folgende echte Produktansicht enthält ausschließlich fiktive Daten. Sie zeigt den laufenden September 2026 mit Stand vom 10. September, keinen abgeschlossenen Gesamtmonat und keine heruntergeladene Exportdatei. Sichtbar sind 64 gebuchte Stunden bei 64 Sollstunden bis zu diesem Stand sowie die einzelnen Tagesbuchungen.

Der sichtbare Gleitzeitstand ist eine eigene Kontoinformation und nicht mit den Stunden des ausgewählten Monats gleichzusetzen. Berichtsansicht, Monatsjournal und CSV haben jeweils ihren Zweck; die verfügbaren Ausgaben und Tarifunterschiede finden Sie oben im Exportvergleich.

Für eine individuell entwickelte Weiterverarbeitung kann Ihre IT außerdem die freigegebenen Datenzugriffe der tik-API prüfen. API und interaktive Exporte haben unterschiedliche Berechtigungen.