Arbeitszeit dort sehen, wo sie eingesetzt wird.

Jede Kostenstelle erhält eine Bezeichnung und einen Code. Ein Kurzname erleichtert die Darstellung in kompakten Ansichten. Zusätzlich kann eine verantwortliche Person hinterlegt werden. Die zentrale Verwaltung macht diese Angaben für Mitarbeiterzuordnungen, Zeitbuchungen und Auswertungen nutzbar.

So lassen sich beispielsweise Verwaltung, Entwicklung und Marketing als getrennte Bereiche führen. Welche Struktur Sie verwenden, richtet sich nach Ihrer Organisation und dem gewünschten Bericht. Verständliche Codes helfen später beim Abgleich mit Tabellen und Folgesystemen.

Für die Geschäftsführung entsteht eine zeitbezogene Sicht auf den Ressourceneinsatz. HR und Administration pflegen die Zuordnung an einer gemeinsamen Stelle. Der Schwerpunkt dieser Funktion liegt auf Stunden und ihrer Verteilung; eine vollständige Kostenrechnung mit Erlösen, Budgets oder individuellen Verrechnungssätzen ist damit nicht automatisch verbunden.

Eine Person kann mehreren Kostenstellen zugeordnet werden. Zu einer Zuordnung gehören ein Beginn, bei Bedarf ein Ende und ein prozentualer Anteil. Damit lässt sich abbilden, dass eine Mitarbeiterin einen Teil ihrer Arbeitszeit in der Personalverwaltung und einen anderen Teil in einem bereichsübergreifenden Team einsetzt.

Die zeitliche Gültigkeit ist entscheidend: Eine neue Verteilung ab Oktober soll nicht ohne Weiteres die fachliche Zuordnung des Septembers ersetzen. tik kann die Zuordnungen für den jeweiligen Buchungstag berücksichtigen. Historische und zukünftige Zuweisungen stehen dadurch in einem nachvollziehbaren Zeitraum.

Das unterstützt Stellenwechsel, befristete Einsätze und veränderte Verantwortlichkeiten. Bei der Einrichtung sollten HR und Controlling gemeinsam festlegen, ab welchem Datum eine Verteilung gilt und welche Anteile den tatsächlichen organisatorischen Vorgaben entsprechen.

Für Mitarbeitende kann die automatische Kostenstellenverteilung aktiviert werden. Die dafür vorgesehenen Zuordnungen bestimmen, wie eine Zeitbuchung auf die gültigen Kostenstellen aufgeteilt wird. Das erleichtert wiederkehrende Verteilungen, bei denen nicht jeder Tag einzeln auf mehrere Bereiche gebucht werden soll.

Beispiel: Eine Person arbeitet acht Stunden netto. Für den Tag gilt eine Verteilung von 75 Prozent Entwicklung und 25 Prozent Verwaltung. Aus 480 Arbeitsminuten werden 360 Minuten auf der Entwicklung und 120 Minuten auf der Verwaltung.

Die Aufteilung berücksichtigt die zusammengehörige Buchung und erhält die gesamte Arbeitszeit. Auch Pausen und Rundung auf Minuten werden im Zusammenhang verarbeitet. Die Verteilung erzeugt dadurch keine zusätzlichen Arbeitsstunden.

Nicht jeder Arbeitstag folgt exakt der organisatorischen Standardverteilung. Ein bestimmter Anteil kann bewusst auf eine Kostenstelle gebucht und als fest behandelt werden. Die automatische Aufteilung berücksichtigt solche fixierten Anteile und verteilt den dafür noch verfügbaren Rest.

Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein klar abgegrenzter Teil des Tages einem konkreten Bereich zugeordnet wurde und die übrige Zeit weiterhin nach der üblichen Verteilung aufgeteilt werden soll. Eine spätere Änderung der automatischen Zuordnung soll diese bewusste Einzelentscheidung nicht unbeabsichtigt überschreiben.

Wer eine fixierte Kostenstelle ausdrücklich aus der betreffenden Verteilung entfernt, verändert damit auch die Grundlage dieser Fixierung. Deshalb sind eine allgemeine Anpassung der Standardverteilung und die gezielte Änderung einer bestehenden Zuordnung fachlich unterschiedliche Vorgänge. tik verarbeitet feste und automatisch zu verteilende Anteile entsprechend ihres Status.

Eine Kostenstellenzuordnung kann sich nachträglich als falsch herausstellen. Bei offenen Zeitbuchungen können geänderte Zuordnungen eine Neuberechnung der automatischen Verteilung auslösen. Dabei bleiben die insgesamt geleisteten Minuten und die berücksichtigten Pausen erhalten; verändert wird ihre Aufteilung.

Für bereits genehmigte Monate und laufende Änderungsvorgänge gelten Schutzregeln. Betrifft die Anpassung einen solchen gesperrten Zusammenhang, wird die Änderung nicht stillschweigend auf einen Teil der Daten angewendet. Auch eine Buchung über Mitternacht kann einen bereits abgeschlossenen Folgemonat betreffen.

Wird eine historische Zuordnung bei offenen Daten entfernt, dürfen geleistete Stunden nicht einfach verschwinden. Gegebenenfalls bleiben sie zunächst ohne Kostenstellenzuordnung sichtbar und können fachlich geklärt werden. Für HR und Controlling bleibt dadurch der Unterschied zwischen „anders zuordnen“ und „Arbeitszeit entfernen“ erhalten.

Ein Istwert allein erklärt noch nicht, ob die Zeitverteilung zur Planung passt. tik verknüpft Kostenstellen deshalb auch mit den Sollstunden aus dem gültigen Arbeitszeitmodell. Die zeitlich passende Zuordnung bestimmt, welcher geplante Anteil auf einen Bereich entfällt.

Bei einer regulären 40-Stunden-Woche ergeben 75 Prozent beispielsweise 30 Sollstunden für die Entwicklung. Gebucht wurden dort vielleicht 33 Stunden. Die Differenz wird im Zusammenhang mit den übrigen Kostenstellen sichtbar. Feiertage, individuelle Arbeitstage und Änderungen im Zeitraum können die Grundlage zusätzlich verändern.

Die Kostenstellenauswertung im Reporting zeigt die zugeordneten Personen, Ziel- und Iststunden sowie den Saldo. Verantwortliche können so prüfen, ob Abweichungen aus einem tatsächlichen Mehreinsatz, fehlenden Buchungen oder einer unpassenden Zuordnung entstehen.

Für den Berichtszugriff zählt die hinterlegte Verantwortung. Eine Kostenstellenverantwortliche kann den dafür vorgesehenen Ausschnitt betrachten, auch wenn einzelne beteiligte Mitarbeitende organisatorisch einem anderen Bereich zugeordnet sind.

Der zusätzliche Zugriff bleibt dabei auf den Kostenstellenzusammenhang begrenzt. Er öffnet nicht automatisch sämtliche persönlichen Kennzahlen oder Abwesenheitsdaten dieser Personen. So lässt sich bereichsübergreifende Zusammenarbeit auswerten, ohne jede Verantwortung mit einer umfassenden HR-Rolle zu verbinden.

Beim Einrichten sollten Sie deshalb zwei Fragen getrennt beantworten: Wer pflegt die Stammdaten und Verteilungen? Wer benötigt welche Auswertung? Rollen und Reporting-Berechtigungen bilden diese Aufgaben zusammen mit den Kostenstellenverantwortlichkeiten ab.

Für den Einstieg genügen zwei Kostenstellen und eine Person mit geteilter Zuordnung. Prüfen Sie einen normalen Arbeitstag, eine gezielt angepasste Buchung und einen Wechsel der Anteile zu einem zukünftigen Datum. Anschließend vergleichen Sie die Summen im Reporting.

Wenn Ihr Unternehmen Kostenstellen bereits in einem anderen System führt, bietet die tik API freigegebene Lese- und Schreibzugriffe für eine individuell eingerichtete Verbindung. Die zeitliche Planung ergänzen die Arbeitszeitmodelle.

Dieser kleine Praxistest zeigt schnell, wie viel manuelle Aufteilung in Ihrem Alltag entfallen kann und welche Konventionen für Codes, Gültigkeit und Verantwortung sinnvoll sind.