Personalinformationen mit einem festen Platz.

Stammdaten und Dokumente zusammenführen

In einer Personalakte kommen Informationen aus unterschiedlichen Situationen zusammen: Beschäftigungsunterlagen, Nachweise und weitere Dokumente. Das zusätzliche Personalaktenmodul in tik verbindet diese Informationen mit der bereits vorhandenen Mitarbeiterverwaltung.

HR kann Dokumente im Kontext einer Person bearbeiten, statt zwischen unabhängigen Ablagen und Stammdatenlisten zu wechseln. Damit ergänzt die digitale Akte die zeitbezogenen Aufgaben der Anwendung um eine strukturierte Dokumentensicht.

Dokumente übersichtlich organisieren

Dateien lassen sich Mitarbeitenden zuordnen und über Kategorien strukturieren. Je nach Dokument stehen Metadaten und Statusinformationen zur Verfügung. Eine Vorschau unterstützt die Arbeit mit hinterlegten Dateien, ohne dass für jeden Blick ein neuer Ablageweg notwendig wird.

Diese Struktur hilft bei wiederkehrenden Aufgaben: Unterlagen finden, den Stand einer Akte prüfen oder fehlende Angaben ergänzen. Die Übersicht folgt dabei der Organisation der Mitarbeitenden im System.

Fristen im Zusammenhang sehen

Manche Dokumente sind nur für einen bestimmten Zeitraum relevant oder erfordern eine erneute Prüfung. Im Personalaktenbereich können Fristen und entsprechende Metadaten verwaltet werden. So bleiben anstehende Termine mit den zugehörigen Unterlagen verbunden.

Für HR ist das besonders dann hilfreich, wenn viele Beschäftigte und unterschiedliche Dokumentenarten zusammenkommen. Wiederkehrende Prüfungen lassen sich auf einer gemeinsamen Informationsgrundlage organisieren.

Ein ergänzendes Modul für Ihre Personalprozesse

Die digitale Personalakte ist ein separat aktivierbares Modul. Ob sie in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht, hängt von der Modulkonfiguration und den vergebenen Rechten ab. Der Bereich ist für berechtigte HR-Nutzer vorgesehen.

Planen Sie vor der Nutzung, welche Unterlagen Sie verwalten und welche Personen damit arbeiten sollen. Die konkrete Konfiguration von Zugängen, Aufbewahrung und betrieblichen Prozessen bleibt eine Aufgabe Ihres Unternehmens. Die Personalverwaltung bildet dafür die gemeinsame Grundlage.