Zeiterfassung im Homeoffice: Regeln, Pausen und Praxis

Zum Dokumentationsumfang nennt das BMAS Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten grundsätzlich auch im Homeoffice. Darauf weist das BMAS in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich hin. Der Ort allein macht geleistete Arbeit nicht zu Freizeit.

Die Grundregel des § 3 ArbZG sieht acht Stunden werktägliche Arbeitszeit vor; bis zu zehn Stunden sind bei entsprechendem Ausgleich innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen möglich. Für bestimmte Konstellationen bestehen besondere Regelungen. § 3 ArbZG.

Vereinbaren Sie im Unternehmen, wie tatsächliche Arbeitszeiten erfasst und auffällige Abweichungen angesprochen werden. Eine bloß dauerhaft aktive Browseranmeldung ist keine brauchbare Dokumentation des tatsächlichen Arbeitstags.

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit sind grundsätzlich mindestens 30 Minuten Pause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Pausenabschnitte müssen jeweils mindestens 15 Minuten umfassen. § 4 ArbZG.

Nicht jede Unterbrechung ist eine Ruhepause. Ein dienstliches Telefonat bleibt Arbeit; eine private Erledigung und eine betriebliche Unterbrechung müssen nach ihrem tatsächlichen Anlass eingeordnet werden. Die Vergütung ist davon gesondert nach den maßgeblichen Vereinbarungen zu prüfen. Die Abgrenzung der Arbeitszeit von Ruhepausen beschreibt § 2 ArbZG. Ziehen Sie nicht pauschal jede Unterbrechung als unbezahlte Pause ab.

Dieses Beispiel ist frei erfunden. Das zugeordnete Zeitmodell sieht für diesen Tag acht Sollstunden vor; die einstündige Mittagspause wird tatsächlich frei von Arbeit genommen.

Rechnung: Neun Stunden zwischen Beginn um 08:30 Uhr und Ende um 17:30 Uhr minus eine Stunde Unterbrechung ergeben acht Iststunden. Bei acht Sollstunden beträgt die Abweichung null.

In tik können Sie die beiden Arbeitsblöcke per Timer oder als manuelle Einträge erfassen. Stoppen beziehungsweise unterbrechen Sie die Erfassung für die arbeitsfreie Stunde. Bei zwei bereits getrennten Arbeitsblöcken darf dieselbe Pause nicht zusätzlich noch einmal abgezogen werden. Prüfen Sie anschließend die Tagessumme in der Zeitübersicht.

Fiktive Korrektur: Angenommen, der zweite Eintrag endet versehentlich um 17:00 statt um 17:30 Uhr. Dann zeigt die Rechnung 4 Stunden plus 3 Stunden 30 Minuten, also nur 7 Stunden 30 Minuten Istzeit. Wird das tatsächliche Ende auf 17:30 Uhr berichtigt, kommen 30 Minuten hinzu und die Summe beträgt wieder 8 Stunden. Die beschäftigte Person korrigiert den Eintrag selbst, wenn Berechtigung und Monatsstatus das erlauben, oder meldet die Abweichung an die zuständige Person. Nach der Änderung werden Tagessumme und gegebenenfalls eine bereits begonnene Freigabe erneut geprüft.

Zwischen dem Ende der täglichen Arbeit und dem nächsten Beginn ist grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vorgesehen; gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. § 5 ArbZG.

Ein kurzer später Arbeitsblock kann für die Betrachtung des Tagesendes relevant sein. Klären Sie daher Erwartungen zur Erreichbarkeit und den Umgang mit zusätzlicher Arbeit. Eine formale Zeiterfassung hilft wenig, wenn Teams zugleich unausgesprochene Erwartungen an ständige Verfügbarkeit haben.

Mit tik kann Ihr Team Zeiten im Browser und über den PWA-Zugang erfassen. Für Buchungen und aktuelle Daten ist eine Internetverbindung erforderlich. Ein App-Symbol vereinfacht den Einstieg; es ersetzt weder den Unternehmenszugang noch die zugehörigen Rechte.

Erproben Sie die tatsächlich vorgesehenen Geräte. Legen Sie fest, an wen sich Beschäftigte bei Verbindungsproblemen wenden und wie sie eine zeitnahe, korrekte Nacherfassung abstimmen. Eine spätere automatische Übertragung von Offline-Buchungen wird für die hier beschriebene PWA nicht angeboten.

1. Erfassen: Beginnen und beenden Sie die tatsächlichen Arbeitsblöcke per Timer oder tragen Sie sie manuell ein.
2. Prüfen: Vergleichen Sie Einträge, Pausen und Tagessumme mit dem tatsächlichen Verlauf und den Sollstunden.
3. Korrigieren: Melden Sie eine vergessene Buchung oder falsche Zeit. Welche Änderung möglich ist, hängt von Ihren Rechten und dem Status des Monatsabschlusses ab.
4. Abstimmen: Die zuständigen Personen bearbeiten erforderliche Änderungen und Freigaben im eingerichteten Ablauf. Erweiterte Freigaben sind ab tik Plus enthalten; sie sind keine Voraussetzung für jede einzelne Zeitbuchung.

Lassen Sie ein kleines Team diesen vollständigen Ablauf durchspielen. Benennen Sie eine Ansprechperson für offene Korrekturen und prüfen Sie gemeinsam den Monatsstand.

Die Zeiterfassung und Freigaben verbinden diesen Ablauf in tik. Für die Zusammenarbeit zwischen Büro und Homeoffice zeigt die Lösung für hybride Teams ergänzend Urlaubsplanung und persönliche Sprachwahl.

Wie behandeln wir einen gemischten Tag? Dokumentieren Sie die tatsächlichen Arbeitsblöcke beider Arbeitsorte im selben Tagesablauf. Ein Ortswechsel ist allein weder Arbeitszeit noch Pause; die Einordnung einer Fahrt oder Unterbrechung muss zur konkreten Situation passen. Vereinbaren Sie dafür einen nachvollziehbaren Umgang mit der zuständigen Person.

Kann ich unterwegs buchen? Browser und PWA bieten den mobilen Zugang zur vorhandenen Erfassung. Für Buchungen ist Internet erforderlich. Die mobile Produktnutzung beschreibt Geräte und Installation; dieser Ratgeber erklärt die täglichen Einträge.

Wer kümmert sich um fehlende Zeiten? Beschäftigte melden die tatsächlichen Zeiten und nötige Korrekturen. Ihr Unternehmen legt fest, wer Einträge bearbeiten und erforderliche Freigaben erteilen darf. Zur gemeinsamen Organisation von Standorten, Abwesenheiten und Zuständigkeiten lesen Sie die Lösung für hybride Teams.