Zeiterfassung für Homeoffice und hybride Teams

Dieses Beispiel ist frei erfunden: Samira arbeitet montags im Büro und dienstags im Homeoffice. Jonas ist ihre zuständige Freigabeperson, Mira übernimmt die berechtigten Aufgaben der Personalverwaltung.

1. Montag im Büro: Samira bucht ihre Arbeitsblöcke und unterbricht den Timer während der Pause. Den Arbeitsort wählt sie im Buchungsformular selbst aus. Zeiten, Pause und Tätigkeitsort stehen anschließend in der Monatsansicht.
2. Dienstag im Homeoffice: Samira erfasst den Vormittag, vergisst nach der Mittagspause aber den Arbeitsblock am Nachmittag. Der erfasste Tag ist deshalb unvollständig; die Angabe zum Arbeitsort ersetzt keine Zeitbuchung.
3. Korrektur am Mittwoch: In der Monatsansicht bemerkt Samira den fehlenden Nachmittag und trägt ihn im erlaubten Zeitraum nach. Bei gesperrter Bearbeitung meldet sie die Abweichung an die zuständige Person. Nach abgeschlossener Bearbeitung ist der Arbeitsblock im Monatsstand berücksichtigt.
4. Abstimmung zum Monatsende: Jonas prüft seinen Freigabebereich. Mira gleicht Sollzeit, Abwesenheiten und Monatsdaten im Umfang ihrer Berechtigung ab. Beide klären offene Rückfragen mit Samira vor dem Abschluss.

Ob Samira selbst nachtragen oder ändern darf, hängt von den eingerichteten Rechten, der erlaubten Bearbeitungsfrist und dem Status des Monatsabschlusses ab. Ein bereits freigegebener Monat lässt sich nicht wie ein offener Monat bearbeiten.

Vereinbaren Sie im Team, wann der Timer gestartet oder beendet wird und wie vergessene Einträge nachgetragen werden. Die digitale Zeiterfassung bietet Timer und manuelle Buchungen. Mit passenden Arbeitszeitmodellen hinterlegen Sie Stunden und Arbeitstage auch für Teilzeit. Der technische Zugangsweg ersetzt keine klare Vereinbarung zum Umgang mit Unterbrechungen.

Der Ratgeber zur Zeiterfassung im Homeoffice vertieft Dokumentation, Pausen und einen gerechneten Beispieltagesablauf.

Die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung bündelt Anträge und unterstützt die Abstimmung von Vertretungen. Samira stellt ihren eigenen Antrag, Jonas bearbeitet ihn im eingerichteten Zuständigkeitsbereich und Mira sieht nur die Informationen, für die ihre HR-Aufgabe und Berechtigung vorgesehen sind. So müssen Freigabestände nicht aus einzelnen Nachrichten zusammengesucht werden.

Persönliche Konten zeigen Beschäftigten ihre eigenen Zeit- und Urlaubsdaten. Team- und Personaldaten werden nicht pauschal für alle sichtbar: Mandant, Rolle, Zuständigkeit und gegebenenfalls Tarifumfang begrenzen den Zugriff. Legen Sie fest, wer einen Antrag bearbeitet, welche Vertretung nötig ist und wie dringende Rückfragen gestellt werden.

Ein Teamkalender unterstützt die Planung; auch dort richtet sich die konkrete Sichtbarkeit nach den eingerichteten Rechten.

Im Büro und Homeoffice melden sich Mitarbeitende mit demselben persönlichen Konto an. Nutzen Sie tik im Browser oder als PWA mit den passenden Geräteanleitungen. Für Buchungen, aktuelle Daten und Anträge ist eine Internetverbindung erforderlich.

Testen Sie den Zugang auf den tatsächlich vorgesehenen Geräten. Berücksichtigen Sie dabei die Vorgaben Ihrer IT zu Web-Apps und privaten Geräten.

Richten Sie zuerst ein kleines Pilotteam mit tatsächlichen Arbeitsmodellen, persönlichen Konten und klaren Zuständigkeiten ein. Testen Sie danach auf den vorgesehenen Geräten diese fünf Fälle: Bürotag, Homeoffice-Tag, Pause, vergessene Buchung und Urlaubsantrag. Zum Abschluss prüfen die beteiligten Rollen gemeinsam einen Monat, ohne sich gegenseitig mehr Rechte zu geben als nötig.

Halten Sie für Korrekturen fest, wer eine Abweichung meldet, wer sie bearbeiten darf und bis zu welchem Monatsstatus Änderungen möglich sind. Die Freigaben und Monatsabschlüsse zeigen den Bearbeitungsstand; nach einer relevanten Änderung kann eine bereits begonnene Prüfung erneut erforderlich werden.

tik wird online im Browser oder als PWA genutzt. Es gibt in diesem beschriebenen Umfang keine native iOS-/Android-App und keine Offline-Synchronisation. Für Buchungen, Anträge und aktuelle Daten ist eine Internetverbindung erforderlich. Der Einführungsleitfaden bietet eine druckbare Testcheckliste für den Pilotlauf.

tik bietet acht Sprachen für die Weboberfläche. Jede Person wählt die Sprache im Kontomenü. Der gemeinsame Datenstand und die Freigabeprozesse bleiben erhalten.

Eigene Dokumente, Namen und Freitexte werden durch die Sprachwahl nicht automatisch übersetzt. Erproben Sie deshalb auch die Verständlichkeit Ihrer internen Anleitungen. Die PWA verwendet dieselbe Weboberfläche mit ihrer Sprachwahl.