Zeiterfassung einführen: Vom Pilotteam zum gemeinsamen Ablauf

Beginnen Sie mit dem Problem, das Sie lösen möchten: fehlende Buchungen früher erkennen, Urlaubsanträge an einem Ort bearbeiten oder den Monatsabschluss verständlicher organisieren. Ein konkretes Ziel hilft, den Testumfang zu begrenzen.

Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Einführung, die fachlichen Ansprechpartner in HR und die zuständige IT. Stimmen Sie notwendige Beteiligungen und interne Vorgaben vor der Konfiguration ab. Ein Arbeitspaket braucht einen klaren Abschluss: Welche Information oder Entscheidung soll am Ende vorliegen?

Stellen Sie Unternehmen, Abteilungen, Beschäftigungszeiträume, Wochenstunden und Arbeitstage zusammen. Prüfen Sie auch, welche Anfangsstände und Urlaubsinformationen für Ihren Start nötig sind. Im Mitarbeiterprofil und bei den Arbeitszeitmodellen finden sich diese Grundlagen in tik wieder.

Verwenden Sie einen Stichtag und benennen Sie die führende Quelle für jeden Wert. Vermeiden Sie, dass mehrere Personen unterschiedliche Anfangssalden übertragen. Bestehende Daten sollten erst nach einer fachlichen Prüfung in den produktiven Ablauf übernommen werden.

Beschreiben Sie Aufgaben wie eigene Zeit erfassen, Antrag prüfen, Stammdaten ändern oder Bericht exportieren. Daraus ergibt sich, welche Zugriffe eine Person benötigt. Der gewählte tik Tarif bestimmt den enthaltenen Funktionsumfang. Die Berechtigungen steuern zusätzlich, auf welche Daten und Aufgaben eine Person zugreifen darf.

Prüfen Sie mit verschiedenen Konten auch, welche Informationen nicht sichtbar sein sollen. Legen Sie fest, wer bei Abwesenheit einer verantwortlichen Person übernimmt. Die Freigabeprozesse und Informationen zu Zugängen und Datenschutz helfen bei dieser Abstimmung.

Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen typischen Arbeitsweisen. Eine kleine Pilotgruppe sollte mindestens Timer oder manuelle Erfassung, Pause, Korrektur, Urlaub und einen Monatsabschluss durchspielen. Bei mobilen Teams gehört der PWA-Zugang auf den vorgesehenen Geräten dazu.

Erfassen Sie Rückfragen in einer gemeinsamen Liste. Ordnen Sie jede Frage einer Ursache zu: fehlende Information, unpassende Berechtigung, Bedienung oder ungeklärte Regel. So vermeiden Sie, dass organisatorische Fragen erst nach der Freigabe als vermeintliche Softwarefehler auffallen.

Vergleichen Sie die Buchungsstände mit den erwarteten Arbeitstagen und klären Sie offene Abweichungen. Erst danach sollte der für die weitere Verarbeitung vorgesehene Stand freigegeben werden. Bei Exporten prüft die empfangende Stelle, ob Format und Zuordnung passen.

Das Reporting in tik unterstützt die Prüfung. Halten Sie fest, wer welche Kontrolle erledigt hat und welche Punkte vor dem breiteren Start offen bleiben. Die Software allein definiert diesen betrieblichen Abschluss nicht.

Geben Sie Ihrem Team eine kurze Anleitung für den normalen Tag und für die häufigsten Ausnahmen. Dazu gehören der Zugang, die Erfassung, eine Korrektur und eine erreichbare Ansprechperson. Ein verbindlicher Stichtag verhindert parallele, widersprüchliche Zeitstände.

Planen Sie nach dem Start einen Termin zur Rückmeldung. Sind die Regeln verständlich und kommen Fragen bei den richtigen Personen an? Mit tik lässt sich dieser Ablauf während der 30 kostenlosen Testtage erproben. Vergleichen Sie für die Weiternutzung die Preise und enthaltenen Funktionen anhand Ihrer aktiven Mitarbeitenden und des benötigten Umfangs.