Was kostet eine Zeiterfassungssoftware?

Vergleichen Sie zunächst denselben Leistungsumfang für dieselbe Anzahl von Mitarbeitenden und denselben Zeitraum. Ein Paket für reine Zeitbuchungen erfüllt eine andere Aufgabe als eine Lösung, die zusätzlich Urlaubsprozesse, Personalakten und individuelle Anbindungen abdeckt. Der günstigere Einzelpreis sagt allein wenig über die Kosten des benötigten Gesamtpakets aus.

Schreiben Sie für jeden Anbieter auf: berechnete Personen, Mindestbetrag, Abrechnungsintervall, enthaltene Funktionen und verpflichtende Zusatzleistungen. Halten Sie auch fest, ob ein Betrag netto oder inklusive Umsatzsteuer genannt wird. Die tik Preise weiter unten verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Prüfen Sie den Leistungsumfang mit drei vollständigen Fällen aus Ihrem Alltag: eine Zeitkorrektur, einen Urlaubsantrag und einen Monatsabschluss. Das macht sichtbar, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen und wo Arbeit außerhalb der Software bleibt.

Für eine Abrechnung nach Personen ist entscheidend, wer als kostenpflichtig zählt. Klären Sie, ob der Anbieter aktive Mitarbeitende, alle angelegten Konten oder gleichzeitig angemeldete Personen berechnet. Fragen Sie ausdrücklich nach ausgeschiedenen Beschäftigten, reinen Administrationskonten und Personen, die nur gelegentlich Zeiten erfassen.

Bei einem Mindestpreis lautet die einfache Rechnung: Der monatliche Lizenzbetrag ist der höhere Wert aus Mindestpreis und Anzahl berechneter Personen mal Einzelpreis. Der Mindestpreis wird bei diesem Modell nicht zusätzlich auf den Personenpreis aufgeschlagen. Eine separat vereinbarte Grundgebühr ist etwas anderes und kann hinzukommen.

Rechnen Sie mit der aktuellen Belegschaft und einem zweiten, realistischen Wachstumsszenario. Bei schwankender Beschäftigung gehören außerdem Eintritt, Austritt und längere Abwesenheiten auf die Fragenliste: Welcher Stichtag zählt? Wird innerhalb eines Monats anteilig abgerechnet? Kann sich eine jährlich gebuchte Nutzerzahl während der Laufzeit ändern? Die Antworten ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot und Vertrag.

Ein Angebot kann eine Grundgebühr für das Unternehmen, einen Standort oder einen weiteren Mandanten vorsehen. Erfassen Sie diese Positionen getrennt vom Nutzerpreis. So wird erkennbar, ob eine zweite Gesellschaft oder ein zusätzlicher Standort die Kosten verändert.

Bei Modulen sollten Sie für jede benötigte Aufgabe prüfen, in welchem Paket sie enthalten ist: Urlaub und Abwesenheiten, Personalakte, mehrstufige Freigaben, Kostenstellen, Berichte oder Dokumentenexporte. Entscheidend ist auch, ob ein Modul für einzelne Personen oder für die gesamte Belegschaft gebucht werden muss.

Legen Sie eine kurze Liste mit drei Gruppen an: zum Start erforderlich, später sinnvoll und für Ihren Ablauf entbehrlich. Damit können Sie ein zunächst kleineres Paket bewerten, ohne einen später notwendigen Tarifwechsel aus der Kalkulation auszublenden.

Ein API-Zugang ist die technische Voraussetzung für bestimmte Anbindungen. Er bedeutet noch nicht, dass die Verbindung zu Ihrem vorhandenen System fertig eingerichtet ist. Prüfen Sie benötigte Daten und Aktionen, Berechtigungen, technische Dokumentation und mögliche Nutzungsgrenzen. Planen Sie für eine individuelle Anbindung Entwicklung, Test und spätere Wartung ein.

Ein vorhandener CSV-Export ist ebenfalls von einer automatischen Datenübertragung zu unterscheiden. Lassen Sie vor der Entscheidung einen vollständigen Beispieldatensatz im empfangenden System prüfen. So erkennen Sie früh, ob zusätzliche Zuordnungen oder Umwandlungen erforderlich sind.

Für Single Sign-on, kurz SSO, sind der unterstützte Anmeldedienst und das konkrete Verfahren entscheidend. Stimmen Sie Einrichtung, Berechtigungen, Benutzerzuordnung und einen Zugang für Störungsfälle mit Ihrer IT ab. Ein Aufpreis für SSO und der interne Einrichtungsaufwand gehören als getrennte Positionen ins Budget. Automatische Benutzerbereitstellung oder ein Verzeichnisabgleich sind gesondert zu prüfen; sie folgen nicht allein aus der Bezeichnung SSO.

Erfassen Sie, welche Unterstützung im Lizenzpreis enthalten ist: E-Mail, Telefon, Dokumentation oder persönliche Schulungen. Dazu gehören die Servicezeiten und die Frage, wer aus Ihrem Unternehmen Kontakt aufnehmen kann. Ein zentraler Ansprechpartner in HR hat andere Anforderungen als ein Team, in dem alle Beschäftigten selbst Unterstützung anfordern sollen.

Unterscheiden Sie erreichbaren Support von zugesicherten Reaktions- und Lösungszeiten. Wenn ein bestimmtes Servicelevel für Ihren Betrieb erforderlich ist, muss es im Angebot konkret beschrieben und bepreist sein. Allgemeine Aussagen wie „Support inklusive“ geben darüber noch keine Auskunft.

Die Softwarelizenz ist nur ein Teil der Kosten, wenn zusätzliche Geräte angeschafft werden müssen. Bei stationären Terminals gehören Gerät, Montage, Verbindung zum Netzwerk, Ausweise oder Chips sowie Wartung und Ersatz in die Kalkulation. Prüfen Sie auch, ob ein Terminal mit der ausgewählten Software tatsächlich zusammenarbeitet.

Bei einer Browserlösung können geeignete vorhandene Computer und Mobilgeräte genutzt werden. Stimmen Sie trotzdem gemeinsam genutzte Geräte, Zugänge und die Nutzung privater Smartphones im Unternehmen ab. Bei einer PWA lässt sich eine Webanwendung auf unterstützten Geräten als App-Verknüpfung installieren. Daraus folgen weder eine native App noch automatisch eine verlässliche Offline-Erfassung; prüfen Sie die zugesagten Möglichkeiten für Ihren Einsatzort.

Trennen Sie eine einmalige Einrichtungsgebühr von Leistungen, die zusätzlich nach Aufwand berechnet werden. Ein sinnvolles Einrichtungspaket beschreibt, welche Stammdaten angelegt, Arbeitszeitmodelle eingerichtet, Urlaubskonten abgestimmt und Verantwortlichen geschult werden. Prüfen Sie, wie viele Mitarbeitende, Standorte und Schulungstermine der vereinbarte Umfang abdeckt.

Eine Datenübernahme braucht eine eigene Abstimmung: Welche Quelldaten liegen vor? Sind die Daten vollständig und konsistent? Wer prüft Salden und Zuordnungen? Ein Import von Zeitbuchungen ist nicht dasselbe wie die Übernahme von Mitarbeiterstammdaten, Dokumenten oder historischen Freigaben.

Auch bei kostenloser Einrichtung im Self-Service entsteht interne Arbeit. Planen Sie Zeit für die Bereinigung von Stammdaten, eine Pilotgruppe, interne Anleitungen und Rückfragen nach dem Start ein. Diese Aufgaben lassen sich früh mit dem Leitfaden zur Einführung einer Zeiterfassung vorbereiten.

Ein niedriger Monatspreis kann ein rechnerischer Vergleichswert bei jährlicher Zahlung sein. Für die Liquiditätsplanung brauchen Sie den tatsächlich fälligen Rechnungsbetrag. Stellen Sie deshalb Monatspreis, Jahresbetrag und Zahlungstermin nebeneinander.

Abrechnungsintervall, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist sind getrennte Angaben. Eine monatliche Rechnung bedeutet nicht automatisch monatliche Kündbarkeit. Prüfen Sie außerdem, wann ein Tarifwechsel möglich ist, wie zusätzliche Personen berechnet werden und welche Regelung bei einer sinkenden Nutzerzahl gilt.

Beziehen Sie den Übergang aus einer Testphase ein: Welche Zustimmung ist für eine kostenpflichtige Nutzung nötig? Welcher Preis gilt anschließend? Können die im Test eingerichteten Daten weiterverwendet werden? Eine kostenlose Testphase hilft bei der Auswahl, ersetzt aber nicht den Vergleich der späteren Bedingungen.

Nutzen Sie für beide Angebote dasselbe Rechenschema:

1. Laufende Kosten: Lizenzbeträge für zwölf Monate, Grundgebühren, zusätzliche Module und vereinbarte Supportleistungen addieren. Bei jährlicher Abrechnung den tatsächlichen Jahresbetrag verwenden.
2. Einmalige externe Kosten: Einrichtung, vereinbarte Datenübernahme, individuelle Anbindungen, Schulungen und notwendige Hardware ergänzen.
3. Interner Aufwand: Geplante Stunden für HR, IT und die Pilotgruppe getrennt erfassen und mit Ihrem internen Kostensatz bewerten.
4. Folgejahr: Wiederkehrende Beträge und Wartungsaufwand ohne einmalige Einführungskosten erneut berechnen.

Die Summe beschreibt die Gesamtkosten Ihrer konkreten Einführung. Für einen Vergleich sind sowohl die Ausgaben an Dienstleister als auch der interne Aufwand relevant; für die Zahlungsplanung müssen beide getrennt bleiben.

Mögliche Einsparungen sollten Sie anhand eigener Abläufe messen. Halten Sie beispielsweise fest, wie viel Zeit die Klärung fehlender Buchungen und der Monatsabschluss vor und während des Tests benötigen. Rechnen Sie keine pauschale Zeitersparnis ein, die Ihr Team noch nicht beobachtet hat.

• Welche Personen und Konten werden berechnet, und welcher Mindestpreis gilt?
• Sind sämtliche benötigten Funktionen im gewählten Paket enthalten?
• Kommen Grundgebühren, zusätzliche Mandanten oder Module hinzu?
• Welche Arbeiten an API, SSO und Datenübernahme sind konkret beauftragt?
• Was umfasst die Einrichtung, und welche Aufgaben übernimmt Ihr Team?
• Welche Zahlung, Laufzeit, Kündigungs- und Änderungsregeln gelten?
• Lassen sich die wichtigsten Arbeitsabläufe und benötigten Exporte im Test vollständig prüfen?

Bitten Sie bei offenen Punkten um eine konkrete Leistungsbeschreibung. Ein vergleichbares Angebot enthält neben einem Preis auch den zugehörigen Umfang und nachvollziehbare Bedingungen.

tik bietet für neue Verträge drei Tarife. Bei jährlicher Abrechnung liegt der rechnerische Preis pro aktivem Mitarbeitenden und Monat bei 2,90 € für tik Basis, 4,90 € für tik Plus und 6,90 € für tik Pro. Die rechnerischen Mindestpreise pro Monat betragen 29,00 €, 49,00 € und 69,00 €; abgerechnet wird jeweils der Jahresbetrag. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Bei monatlicher Abrechnung kosten die Tarife 3,20 €, 5,40 € und 7,70 € pro aktivem Mitarbeitenden und Monat. Die monatlichen Mindestpreise liegen bei 32,00 €, 54,00 € und 77,00 €, jeweils netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Der Mindestpreis entspricht zehn aktiven Mitarbeitenden und gilt auch für kleinere Teams. Für 11 bis 249 aktive Mitarbeitende ergibt sich der Preis aus der Personenanzahl und dem Einzelpreis. Ab genau 250 aktiven Mitarbeitenden erstellen wir ein individuelles Angebot. Der Preisrechner und Tarifvergleich zeigt die Beträge für Ihre Teamgröße sowie die enthaltenen Funktionen.

Basis umfasst Arbeitszeit und Abwesenheiten; Plus ergänzt unter anderem Personalakten, erweiterte Freigaben, Kostenstellen und Reporting. Die API für individuelle Anbindungen und Single Sign-on mit Google oder Microsoft gehören zu Pro. SSO setzt eine Einrichtung für Ihr Unternehmen voraus. Die Beschreibung der Schnittstellen erläutert die Abgrenzung zwischen API, Export und fertiger Integration.

Die Einrichtung im Self-Service ist kostenlos. Optional bieten wir für Unternehmen mit bis zu einschließlich 50 Mitarbeitenden eine unterstützte Einrichtung für 299,00 € einmalig, netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, an. Für größere Unternehmen, größere Datenmigrationen und besondere Anforderungen erstellen wir ein individuelles Angebot. Auch eine unterstützte Einrichtung umfasst nur die abgestimmten Leistungen.

Für allgemeine Fragen erreichen Sie uns Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr telefonisch unter 040 53 799 1400 und per E-Mail. Ein bestimmtes Servicelevel oder eine garantierte Reaktionszeit wird daraus nicht abgeleitet. Sie können tik 30 Tage kostenlos testen. Für Teams ab 250 aktiven Mitarbeitenden führt Angebot anfragen zur persönlichen Abstimmung.