Digitale Zeiterfassung: Auswahl und Abläufe im Unternehmen

Am Anfang steht die tatsächliche Arbeitszeit. Mitarbeitende starten einen Timer oder tragen einen Zeitraum manuell ein. Anschließend müssen die Daten zum Arbeitsmodell der Person passen und im vereinbarten Rhythmus geprüft werden. Eine reine Sammlung von Stundensummen lässt viele dieser Fragen offen.

Unterscheiden Sie deshalb drei Ebenen: die einzelne Buchung, die Erwartung aus dem Arbeitsmodell und den Bearbeitungsstand des Monats. In tik finden Sie die erste Ebene in der digitalen Arbeitszeiterfassung und die Prüfung in den Freigabeprozessen.

Schreiben Sie vor einer Produktvorführung fünf typische Fälle auf: ein normaler Arbeitstag, eine vergessene Buchung, ein Urlaubstag, ein Wechsel der Wochenarbeitszeit und ein Monatsabschluss. Ergänzen Sie einen Fall, der bisher besonders viele Rückfragen auslöst.

Prüfen Sie anschließend, wie Mitarbeitende und Verantwortliche jeweils handeln. Sind die Informationen verständlich? Ist erkennbar, welche Aufgabe als Nächstes ansteht? Lässt sich eine Abweichung bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen? Ein Funktionshäkchen beantwortet diese Fragen noch nicht.

Sollstunden entstehen aus den hinterlegten Arbeitstagen und Wochenstunden. Ändert sich das Modell einer Person, muss der Vergleich den richtigen Zeitraum berücksichtigen. Die Arbeitszeitmodelle in tik werden dafür zeitlich zugeordnet.

Auch Urlaub und andere Abwesenheiten gehören in die Betrachtung. Prüfen Sie beim Vergleich zweier Systeme, welche Informationen sie zusammenführen und welche weiter manuell übertragen werden müssen. Ein gemeinsamer Abwesenheitskalender kann Rückfragen zur Teamplanung verkürzen, benötigt aber passende Zuständigkeiten.

HR möchte beispielsweise unvollständige Monate klären; die Geschäftsführung betrachtet die Stundenverteilung auf Bereiche. Dafür sind unterschiedliche Ausschnitte derselben Daten sinnvoll. Fragen Sie bei jeder Kennzahl nach Zeitraum, Bezugsgröße und Zugriffsrechten.

Das Reporting und die Kostenstellenzuordnung in tik beschreiben diese Perspektiven. Für die Weiterverarbeitung sind Exportformat, Lohnarten und Datenzuordnung mit dem empfangenden System abzustimmen. Ein vorhandener Export ist nicht automatisch eine fertige Integration.

Bewerten Sie die Testfälle mit einem einfachen Raster: selbstständig erledigt, nur mit Erklärung erledigt oder noch offen. Halten Sie bei offenen Punkten fest, ob Stammdaten, Berechtigungen, Bedienung oder eine fachliche Regel die Ursache sind.

So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die Auswahl. Der kostenlose tik Test umfasst 30 Tage. Vergleichen Sie für die weitere Nutzung die Tarife, Preise und enthaltenen Funktionen. Planen Sie anschließend mit dem Einführungsleitfaden den Übergang vom Test in einen gemeinsamen Arbeitsablauf.