Zeiterfassung für kleine Unternehmen und KMU

Das folgende Team ist vollständig fiktiv und kein Kundenfall: In einem Betrieb mit zwölf aktiven Mitarbeitenden arbeitet Jana 40 Stunden an fünf Tagen, Malik 30 Stunden von Montag bis Donnerstag und Lea 20 Stunden von Dienstag bis Freitag. Robin ist die zuständige Führungskraft; Kim pflegt als berechtigte Personalverantwortliche Stammdaten und Arbeitsmodelle. Eine Vertretung für Robin wird vor dem Start festgelegt.

Einrichtung vor der ersten Buchung: Kim legt die Mitarbeitenden mit ihren Stammdaten an, ordnet die passenden Arbeitsmodelle zu und prüft deren Gültigkeitsbeginn. Für Malik und Lea hinterlegt sie die jeweiligen Arbeitstage und Sollstunden. Danach kontrolliert sie die Urlaubskonten und richtet Robins Zuständigkeit sowie die vorgesehene Vertretung ein. Jana, Malik und Lea prüfen beim ersten Einstieg ihre eigenen Angaben; Rückfragen gehen an Kim.

Der Einrichtungsassistent unterstützt die Grundeinstellungen und die Mitarbeiteranlage. Sie können tik selbst ohne Einrichtungsgebühr vorbereiten oder optionale Unterstützung bei der Einrichtung anfragen.

Nicht jede Person sieht sämtliche Team- oder Personaldaten. Der Tarif legt den verfügbaren Funktionsumfang fest; Rollen, Mandant und Zuständigkeit begrenzen zusätzlich den konkreten Zugriff. Timer und manuelle Zeiterfassung schaffen den täglichen Einstieg.

Eine wechselnde Wochenarbeitszeit wirkt sich auf die erwarteten Stunden aus. In tik pflegen Sie Arbeitspläne mit zeitlicher Gültigkeit und ordnen sie den Mitarbeitenden zu. Die Urlaubsverwaltung mit Teamkalender hilft, geplante Abwesenheiten im Zusammenhang zu sehen.

Prüfen Sie im Test bewusst eine Person in Teilzeit und eine Änderung des Arbeitsmodells. So erkennen Sie früh, welche Stammdaten vor dem gemeinsamen Start vollständig sein müssen.

1. Buchen: Jana, Malik und Lea erfassen ihre tatsächlichen Arbeitsblöcke. Die zugeordneten Modelle liefern die Sollstunden für ihre jeweiligen Arbeitstage.
2. Korrigieren: Lea bemerkt einen fehlenden Eintrag und meldet beziehungsweise ergänzt ihn im zulässigen Ablauf. Ob sie selbst ändern darf oder eine zuständige Person übernehmen muss, hängt von Rechten und Monatsstatus ab.
3. Urlaub bearbeiten: Malik stellt einen Antrag. Robin bearbeitet ihn im eingerichteten Zuständigkeitsbereich; die benannte Vertretung übernimmt, wenn Robin nicht verfügbar ist.
4. Prüfen: Vor dem Monatsende vervollständigen die Beschäftigten ihre eigenen Buchungen. Robin und Kim prüfen nur die Daten, für die sie berechtigt und zuständig sind. Das Reporting zu Buchungsständen unterstützt die berechtigte Übersicht.
5. Freigeben und exportieren: Die zuständigen Personen schließen den eingerichteten Freigabeprozess ab. Ein berechtigter Export stellt Zeitdaten für die weitere Abstimmung bereit.

Ergebnis im Beispiel: Die fehlende Buchung ist geklärt, Maliks Antrag bearbeitet und der Monatsstand entsprechend den eingerichteten Freigaben geprüft. Kim kann die freigegebenen Zeitdaten als Grundlage für die nächste Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung verwenden. Arbeitszeit, Urlaub und die zugehörigen Stammdaten bleiben dabei aufeinander bezogen.

Ob Format und Zuordnungen des Exports zu Ihrem Abrechnungsprozess passen, prüft die zuständige Lohnbuchhaltung anhand eines Beispieldatensatzes. Ein CSV- oder PDF-Export ist keine automatische Lohnsoftware- oder DATEV-Direktanbindung.

Die folgende Orientierung verwendet unmittelbar dieselbe zentrale Preisquelle wie der Preisrechner. Gezeigt werden der monatliche Rechenwert und – nach dem Schrägstrich – der bei jährlicher Abrechnung im Voraus fällige Jahresbetrag. Alle Beträge sind netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

Bis einschließlich zehn aktive Mitarbeitende gilt der jeweilige Mindestpreis. Die Jahresabrechnung hat eine Laufzeit von zwölf Monaten und wird im Voraus berechnet; der dargestellte Monatswert ist nur die Vergleichsgröße und bedeutet keine monatliche Kündbarkeit. Alternativ gibt es eine monatliche Abrechnung mit einem Monat Laufzeit und den zentral hinterlegten Preisen von 3,20 €, 5,40 € und 7,70 € je aktivem Mitarbeitenden und Monat. Auch dort entspricht der Mindestpreis zehn aktiven Mitarbeitenden. Die Kündigung ist jeweils online ohne Kündigungsfrist zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums möglich. Ab 250 aktiven Mitarbeitenden gilt ein individuelles Angebot.

tik eignet sich für Unternehmen, die Arbeitszeit, Urlaub und die zugehörige Personalorganisation in einer Browseranwendung zusammenführen möchten. Erproben Sie innerhalb der 30 Testtage eine normale Buchung, eine Korrektur, einen Urlaubsantrag und einen Monatsabschluss. Halten Sie fest, welche Rückfragen auftreten und welche Rollen Sie tatsächlich brauchen. Der Einführungsleitfaden mit Testcheckliste unterstützt diesen Probelauf.

Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie einen rollierenden Schichtplan, eine vollständige Recruiting- oder Payroll-Suite, native Apps, Offline-Synchronisation oder eine fertige Anbindung an ein bestimmtes Lohnsystem benötigen. Diese Anforderungen folgen nicht aus dem beschriebenen tik-Umfang. Das SaaS-Angebot läuft im Browser und als PWA, benötigt eine Internetverbindung und keinen eigenen tik-Anwendungsserver.

Vergleichen Sie die enthaltenen Funktionen in tik Basis, tik Plus und tik Pro und berechnen Sie dort den Preis für Ihre tatsächliche Zahl aktiver Mitarbeitender. Für den täglichen Zugriff gelten zusätzlich die zugewiesenen Berechtigungen.